Vooruitblik op de volgende grote update

Een kleine opsomming van de belangrijkste nieuwe functionaliteiten die eraan komen.

Weg met inschrijvingsperiodes, zeg hallo tegen 'werkjaren / kwartalen / semesters'

Vroeger moest je per inschrijvingsgroep overschakelen naar een volgende inschrijvingsperiode. Voor veel verenigingen was dit veel te ingewikkeld, en erg foutgevoelig. Nu maak je zelf periodes aan en schakel je vervolgens in één keer van de ene periode naar de andere. Het nieuwe systeem is bijzonder intuïtief. Er is minder risico om per ongeluk fouten te maken, en het is makkelijker om terug te keren in de tijd.

Meerdere tarieven, keuzeopties en open vragen bij inschrijvingen

Gekke extra vragen stellen, eventueel met een meerprijs? Het kan allemaal. Je voegt ze toe bij je inschrijvingsgroep of activiteit zoals je nu al kan doen bij de webshops, en zelfs nog uitgebreider.

Ingebouwde activiteitenkalender

In Stamhoofd had je vroeger een categorie 'Activiteiten' waarin je verschillende inschrijvingsgroepen kon plaatsen. Op die manier kon je inschrijvingen verzamelen voor activititeiten. Dat was alleen niet super overzichtelijk, zeker na verloop van tijd. Dit wordt veel intuitiever na de grote update. Daarin maak je een duidelijker onderscheid tussen je onderverdelingen tussen leden onderling (bv. leeftijdsgroepen) en activiteiten. Via het ledenportaal kunnen leden ook zoeken in alle activiteiten en zich ervoor inschrijven.

Het is makkelijker en logischer om activiteiten voor bepaalde leeftijdsgroepen (of onderverdelingen) aan te maken. Die zijn dan ook alleen voor die leden zichtbaar in de kalender op het ledenportaal.

Niet elke activiteit moet trouwens inschrijvingen verzamelen. Je kan vanuit je activiteit ook doorlinken naar een webshop, of gewoon puur informatief iets in de kalender plaatsen.

Makkelijker bestaande leden in bulk inschrijven

Wil je snel leden inschrijven voor een activiteit of groep? Dan kan je nu zoeken doorheen al je leden en één voor één aanvinken wie je in één keer wilt inschrijven. Het openstaand bedrag komt automatisch in het ledenportaal terecht zoals vroeger.

In bulk bedrag aanrekenen

Vink alle leden aan die bv. iets hebben aangekocht, en voeg het bedrag toe aan hun openstaand bedrag. Daarna betalen ze via het ledenportaal.

Uitgestelde betalingen

Wil je betalingen in schijven doen, of werk je met proefperiodes? Voortaan kan je ook een openstaand bedrag aan leden toevoegen die pas later betaald moeten worden. Leden kunnen het, als ze willen, wel al vroeger betalen.

Vertalingen

Werk je in een tweetalige regio? Voortaan ondersteunen we meerdere talen.

Automatische betaalherinneringen + openstaande bedragen op één plek

Stel de e-mail inhoud in, kies hoeveel herinneringen je maximaal wilt versturen, en om de hoeveel tijd. Stamhoofd stuurt dan automatsch e-mails uit als het openstaand bedrag van een lid stijgt of nog niet werd betaald.

Uitgebreidere vragenlijsten en persoonsgegevens

• Inschakelen per leeftijdsgroep of activiteit: nu kan je een vragenlijst aanmaken, die standaard uitgeschakeld houden, en vervolgens inschakelen bij de instellingen van elke inschrijvingsgroep of activiteit waar je de persoonsgegevens nodig hebt. Simpel. Dat geldt ook voor de ingebouwde gegevens: bv. als je enkel het GSM-nummer wilt verzamelen van leden die ingeschreven zijn bij een bepaalde groep of activiteit.
• Conditioneel vragen verbergen of tonen (bv. vraag enkel tonen als je een checkbox hebt aangevinkt)
• Bepaalde vragen onzichtbaar maken voor gewone leden
• Bepaalde vragen enkel leesbaar maken voor gewone leden (niet bewerkbaar)
• Toegangsrechten per vragenlijst instellen
• Afbeeldingen en bestanden in vragenlijsten

Ingebouwde rijksregisternummers bij leden en ouders

Verzamel het rijksregisternummer van je leden en minstens één van hun ouders (als je oudergegevens verzamelt). Stamhoofd controleert automatisch het formaat, kijkt of de geboortedatum overeenkomt met het nummer en selecteert automatisch de ouder die betaalt had voor de fiscale attesten (de schuldenaar).

Meerdere e-mailadressen bij leden en ouders

Soms hebben leden meerdere e-mailadressen. Als je die bij je leden toevoegt, heeft elk e-mailadres automatisch toegang tot de gegevens van het lid en is het moeilijker om per ongeluk te registreren op een onbekend emailadres.

Logboek

Gebeuren er gekke dingen in jullie Stamhoofd account, of wil je weten wie iets heeft gewijzigd? Voortaan heb je een uitgebreide geschiedenis van alle wijzigingen.

Rechten en functies koppelen aan leden

In Stamhoofd had je altijd een duidelijk onderscheid tussen beheerders en leden. Een beheerder had toegang tot Stamhoofd.app, kon daarop inloggen en had dan toegang tot bepaalde onderdelen van jullie administratie. Vanaf de nieuwe update kan je functies maken voor leden, waardoor alle accounts van dat lid meteen automatisch rechten verwerven.

Links bovenaan wisselen leden en beheeders makkelijk tussen het ledenportaal en het beheerdersportaal.

E-mailsjablonen opslaan

Verstuur je vaak dezelfde e-mail, of wil je een e-mail bijhouden voor volgend jaar? Dat kan vanaf nu. Ook stel je vanaf nu de standaard e-mail in als je een nieuwe e-mail opstelt, bv. zo heb je altijd dezelfde afsluiter of handtekening.

Daarnaast kan je ook in één keer voor alle webshops of inschrijvingsgroepen de standaard automatische emails aanpassen. Zo moet je het niet voor alle webshops of inschrijvingsgroepen individueel aanpassen.

Andere nieuwe functionaliteiten

• Volgjaren: sta een afwijking toe voor een bepaald lid zodat het altijd kan inschrijven voor activiteiten of groepen die normaal voor leden van een jaar ouder of jonger zijn.
• Proefperiodes: leden betalen moeten pas X aantal dagen na het inschrijven betalen en kan je daarvoor nog kosteloos uitschrijven.
• Beëindigde inschrijvingen en startdatum
  Per ongeluk alle leden uitgeschreven? Het komt soms even voor dat je in een korte onopletendheid de waarschuwing te snel wegklikt en alle leden per ongeluk uitschrijft. Na de grote update houden we dan ook nog steeds de uitgeschreven leden bij. Daarnaast kan je per inschrijving een startdatum instellen, naast de bestaande inschrijvingsdatum.
• Gedetailleerde boekhoudkundige opsplitsing van inschrijvingen: de export van betalingen voor inschrijvingen wordt uitgebreider en blijft behouden als je leden uitschrijft.
• Annulatiekosten voor inschrijvingen: voortaan kies je of een lid zijn geld terugkrijgt voor een geannuleerde inschrijving of niet - en hoeveel.
• Vernieuwde navigatiestructuur met tabbladen
• Toegangsrechten beter aflijnen
  Kies welke beheerders activiteiten kunnen aanmaken voor welk type leden, wie toegang heeft tot financiele gegevens van leden, en wie welke persoonsgevens kan bekijken. Daarnaast kan je de toegang tot leden per werkjaar regelen.
• Bundelkortingen combineren
  Je bundelkortingen stel je nu op één centrale plaats in. Ze kunnen vanaf nu ook gecombineerd worden én je kan ze combineren buiten inschrijvingscategorieën om.
• Gedeelde wachtlijsten: je kan voor meerdere inschrijvingsgroepen toch dezelfde wachtlijst gebruiken
• Rechten instellen per e-mailafzender
• Geschiedenis van verstuurde communicatie bekijken
• Communicatieoverzicht voor leden in het ledenportaal
• UiTPAS koppeling op webshops