Groot nieuws! We hebben Stamhoofd grondig vernieuwd om bepaalde cruciale functionaliteiten mogelijk te maken. We naderen stilaan de lancering, want in de week van 15 juni zetten we deze grote zomerupdate live (onder voorbehoud).

Kan je niet wachten en wil je het eens uitproberen in onze testomgeving? Dan kan je binnenkort via een speciale testomgeving alles eens op je gemak uitproberen voor we de update lanceren. Hierop kan je je vereniging of een fictieve vereniging opnieuw aanmaken. Meer info hierover volgt!

Bekijk hieronder de belangrijkste wijzigingen.

Overzicht van de belangrijkste wijzigingen

• Geschiedenis van verstuurde communicatie bekijken: naar wie iets werd verstuurd en bij wie het bijvoorbeeld is mislukt door een volle inbox
• Een apart overzicht van alle communicatie in het ledenportaal voor leden en ouders zelf
• E-mailsjablonen opslaan en 'concepten' bijhouden

• Meerdere tarieven, keuzeopties (met meerprijzen en voorraden) en vragenlijsten bij inschrijvingen. Extra T-shirt bijbestellen? Check!
• Verlaagd tarief op basis van het UiTPAS-nummer van leden en realtime validatie van UiTPAS-nummer status
• Specifieke vragenlijsten per inschrijving bijhouden, per leeftijdsgroep, per activiteit...
• Bundelkortingen combineren (meerdere inschrijvingen, meerdere gezinsleden...) en vast of procentueel instellen
• Wachtlijsten delen over meerdere inschrijvingsgroepen

• Bepalen welke beheerders welke vragenlijsten kunnen zien of bewerken
• Je leeftijdsgroepen, werkgroepen en andere groepen opdelen in werkjaren, kwartalen of semesters waarin je makkelijk kan wisselen
• 'Geheime' / 'interne' vragenlijsten of 'alleen-lezen'-vragenlijsten. Bv. informatie over het niveau van een lid bijhouden
• Ingebouwde activiteitenkalender. Stel bij elke activiteit in of je kan inschrijven en welke gegevens je nodig hebt voor die inschrijvingen (bv. extra medische gegevens voor een kamp). Je kan ook links naar een webshop plaatsen bij een activiteit.
• Leden in bulk inschrijven

• In bulk bedragen aanrekenen aan leden
• Schulden die pas op een latere datum betaald moeten worden (bv. manueel betalen in schijven toevoegen)
• Automatische betaalherinneringen
• Overzicht van alle openstaande bedragen van alle leden samen bekijken, aanpassen en mailen
• Netjes bijhouden hoeveel er voor elk te betalen bedrag werd betaald en zaken zoals prijswijzigingen altijd correct afhandelen en weergeven
• Automatisch openstaande schulden vereenvoudigen van leden als de totale schuld op 0 euro uitkomt (bv. inschrijven en uitschrijven bij een groep die evenveel kost).

• Afbeeldingen of bestanden uploaden
• Ingebouwde ondersteuning voor rijksregisternummers per lid en ouder, ter vervanging van eigen vragenlijsten
• Meerdere e-mailadressen bij leden en ouders
• Rechten en functies koppelen aan leden
• Logboek: een overzicht van alle wijzigingen in het systeem. Vanaf nu kan je perfect achterhalen wie wat gewijzigd heeft.

• Volgjaren (leden die de leeftijdsgroep een jaartje vroeger of later meevolgen)
• Proefperiodes
• Annulatiekosten kiezen bij het annuleren van een inschrijving
• Vernieuwde navigatiestructuur met tabbladen
• Instellen wie vanaf welk e-mailadres mag versturen
• Uitgebreider filtersysteem
• En nog heel wat kleinere verbeteringen die het dagelijkse gebruik vlotter maken.

Enkele zaken om na de lancering even te controleren

Na de lancering zal je zelf nog enkele kleine zaken moeten nakijken. Hiervoor voorzien we ook de nodige documentatie. Bepaalde functionaliteiten werden namelijk herdacht. Je huidige instellingen hebben we grotendeels overgezet naar de nieuwe instellingen, maar soms kunnen er kleine nuances zijn of zijn er nieuwe functionaliteiten die je wil gebruiken.

• Broer- of zuskorting en gezinskorting: vanaf nu zal je dit op algemeen niveau kunnen instellen en vervolgens per inschrijvingsgroep
• Activiteitenkalender: de activiteiten die je vroeger regelde via je categorieën, kan je nu verplaatsen naar de kalender door enkele extra gegevens aan te vullen
• Archief en vorige werkjaren: Stamhoofd 2.0 heeft ondersteuning voor werkjaren (of hoe je het ook wil noemen). Hiermee kan je je leeftijdsgroepen, lessen en onderverdelingen groeperen per jaar. Dat kan eventueel ook per semester, trimester of kwartaal — dat kies je helemaal zelf. Aangezien we vroeger met 'inschrijvingsperiodes' werkten die simpelweg bijhielden hoeveel periodes iets geleden was, werd het moeilijk om dit volledig correct over te zetten. Bovendien zaten er vaak fouten in (een keer te veel geklikt, of niet alle leeftijdsgroepen tegelijk omgezet naar een nieuwe periode, ...). Om dit op te lossen, is er een nieuw werkjaar 'Archief', waarin we al deze groepen hebben ondergebracht. Je kan dan eventueel zelf je oude werkjaren aanmaken en de inschrijvingsgroepen van het archief naar het juiste werkjaar verplaatsen.
• Rijksregisternummers: verzamel je rijksregisternummers van leden? Dan zetten we die automatisch over naar ons nieuwe systeem. Bepaalde zaken zoals schuldenaar of bijkomende vragen moet je mogelijks aanpassen omdat je deze niet meer hoeft te verzamelen. Als er een rijksregisternummer van een ouder aanwezig was, maar er geen ouders bij dat lid waren toegevoegd, dan hebben we mogelijks een naamloze ouder aangemaakt. Dit wil je mogelijks nakijken en corrigeren.
• Vragenlijsten: kijk dit eens grondig na. Er werden veel nieuwe zaken mogelijk. Zo hoef je bij een vragenlijst niet meer filters toe te voegen zoals: 'vraag deze vragen enkel voor inschrijvingen bij groep X of kamp Y'. Nu kan je een vragenlijst toevoegen die standaard uitgeschakeld is en die aanzetten op de juiste plaats: bij specifieke activiteiten of inschrijvingsgroepen. We hebben je huidige instellingen zo goed mogelijk proberen over te zetten, maar je kijkt dit best nog even na.

Documentatie hierover volgt later.

Basis voor toekomstige updates

Bovendien legt V2 ook een stevige basis voor functionaliteiten die we verder willen uitbreiden:

• Vertalingen: grote delen van Stamhoofd zullen al beschikbaar zijn in het Engels en Frans, maar nog niet alle woorden zal je zelf kunnen vertalen binnen je eigen instellingen als je een meertalig doelpubliek hebt.
• Boekhouding: je kon al bijhouden hoeveel openstaande schuld een lid had, maar dat verliep vaak nog stroef. Ook de connectie tussen inschrijvingen en het daarbij horende betaalde bedrag was niet echt optimaal uitgewerkt. Dit systeem is sterk uitgebreid en vormt voortaan de basis van alles wat met betalingen en cijfers te maken heeft in Stamhoofd. Hierop kunnen we in de toekomst verder bouwen.
• Facturatie: er staat van alles klaar om ook toe te laten zelf facturen uit te schrijven. Dit zal wel nog niet vanaf de lancering beschikbaar zijn.
• Filters: deze willen we kunnen opslaan en nog mooier en overzichtelijker maken.
• UiTPAS-koppeling op webshops.

Prioriteiten

Daarnaast zijn er functies waarvan we weten dat jullie deze héél graag zouden zien, maar waarvoor we jullie voorlopig nog even moeten teleurstellen. Ze staan wel héél hoog op onze prioriteitenlijst.

• Meer flexibiliteit in de webshops, bv. meerdere foto's per artikel, betere zaalvulling bij zaalvoorstellingen, tegelijk zetels selecteren voor verschillende tarieven (en niet per tarief apart), ...
• Aanwezigheidslijsten
• Mogelijkheid om de activiteitenkalender te publiceren op je eigen website zonder dat leden moeten inloggen
• 2FA
• Boekings- en verhuurmodule
• Gegevens van deelnemers die inschrijven via webshops beter apart oplijsten en verzamelen
• Filters
• Statistieken van leden
• ...

Vragen

Zoals altijd kan je je vragen over deze update kwijt via hallo@stamhoofd.nl

Al vanaf de oprichting van Stamhoofd hamerden we op het feit dat we een betaalbaar platform willen uitbouwen dat lang kan blijven bestaan, via een eerlijk en transparant model. We zijn niet gratis, maar leveren wel een erg mooi platform voor een van de laagste tarieven in de sector.

Dat blijft zo, maar we voeren wel enkele wijzigingen door aan onze prijzen. Voor sommige verenigingen zal dit betekenen dat de prijs omhoog gaat, vooral die met een grote omzet. Kleinere verenigingen met weinig evenementen of leden zullen vaak minder betalen. In totaliteit blijft Stamhoofd zeker een goedkope oplossing.

Concreet gaan we de overstap maken van een vast bedrag per jaar, naar een model met een lage servicekost op basis van je volume.

Waarom?

We willen sneller dingen bijbouwen dan we momenteel kunnen. Door onze prijzen aan te passen komt er financieel meer ademruimte om te groeien, onze dienstverlening uit te breiden en sneller te schakelen in nieuwe functionaliteiten. Dit is de voornaamste reden.

Momenteel bestaat ons team uit 2 personen: knus en efficiënt. Daarmee hebben we al ontzettend veel kunnen verwezenlijken, maar we merken dat we op onze limiet komen. Het wordt moeilijker om aan de hoge kwaliteitseisen te voldoen doordat we nu meer bezig zijn met belangrijk operationeel werk. Daardoor is er minder tijd vrij om aan nieuwe zaken te werken. Zo hebben we nu erg weinig capaciteit om betere gidsen te schrijven over hoe je Stamhoofd het best gebruikt of organiseren we geen webinars. Door de drukte is er minder beschikbare tijd voor ontwikkeling van nieuwe features.

In de begindagen van Stamhoofd bouwden we sneller een kleine functie bij als daar voldoende vraag naar was, dat is nu moeilijker. Dit willen we aanpakken. Daarnaast willen we persoonlijkere begeleiding mogelijk maken, iets wat vandaag nog ontbreekt.

Het nieuwe prijsmodel zal voor Stamhoofd veel mogelijk maken wat voorheen niet kon. Daardoor kunnen we Stamhoofd uitbreiden zonder in te boeten op kwaliteit.

Waarom nu toch commissies en niet gewoon een verhoging? Het werd moeilijk om de vaste bedragen per jaar omhoog te halen zonder dat we Stamhoofd daardoor te duur moesten maken voor kleine verenigingen, of dat daardoor een vrij grote aankoop nodig was, nog voor je één cent via Stamhoofd had verdiend.

In de plaats daarvan komen de prijzen meer in lijn met hoe je Stamhoofd gebruikt. Als je Stamhoofd meer gebruikt, zal je ook meer betalen. Sommige verenigingen halen meer dan 100.000 euro omzet via Stamhoofd, het is logischer en eerlijker dat zij in verhouding en zonder te overdrijven, wat meer bijdragen. Daarnaast zullen de kleinere verenigingen (± 25% van onze aangesloten verenigingen) evenveel of minder betalen voor Stamhoofd.

De prijzen worden eenvoudiger en het onderscheid tussen de webshops en ledenadministratie wordt minder uitgesproken, dat moet de drempel verlagen om Stamhoofd uit te proberen.

Het wordt makkelijker om de totale kostprijs te berekenen, de kost per ticket, inschrijving of artikel wordt voorspelbaarder en het is niet meer nodig om initieel een aankoop te doen: je betaalt pas nadat je je geld hebt ontvangen.

Concreet

Een belangrijk onderdeel van de wijziging is dat de prijzen deze keer ook actief worden vanaf je volgende verlenging. Sinds de oprichting van Stamhoofd 6 jaar geleden, is dit ook de eerste keer dat we prijzen gaan wijzigingen voor bestaande aansluitingen. Sommige verenigingen gebruikten Stamhoofd zelf nog helemaal gratis. Vanaf nu komt elke vereniging in hetzelfde systeem terecht.

Om onze prijzen zo transparant mogelijk te maken, bouwden we een uitgebreide prijscalculator waarmee je makkelijk kan berekenen hoeveel alles voor jou zal kosten.

Daarnaast tonen we ook de transactiekosten (= de kost die je betaalt aan de betaalprovider als je online betalingen gebruikt) mee in de calculator. Omdat we zelf geen verborgen kosten rekenen op transactiekosten (we rekenen rechtstreeks de kost door en verhogen deze niet kunstmatig), zijn de transactiekosten bij Stamhoofd vaak ook lager, waardoor we dit duidelijker willen maken in de totale kosten, zeker om te kunnen vergelijken.

De nieuwe prijzen, en de prijscalculator kan je vanaf nu terugvinden op onze nieuwe prijzen pagina hier.

De nieuwe prijzen gelden voor verlengingen of nieuwe aankopen vanaf vandaag. Dat wil zeggen dat je Stamhoofd kan blijven gebruiken zonder bijkomende kosten tot je huidige pakket afloopt. Daarna word je overgeschakeld op het nieuwe model, en hoef je dus niet meer jaarlijks een vast bedrag te betalen voor de verlenging.

Heb je hierbij nog vragen, aarzel dan zeker niet om ons te contacteren via hallo@stamhoofd.nl

Veel gestelde vragen

We willen begrijpen hoe waardevol Stamhoofd is in jullie werking, en hoe we het platform nog beter kunnen maken. Doe hier mee aan de vragenlijst. Als dank krijg je alvast een exclusieve blik op onze grootste update ooit.

---

Stamhoofd zou nooit staan waar het vandaag staat zonder jullie. Dankzij jullie vertrouwen, enthousiasme en betrokkenheid is Stamhoofd uitgegroeid tot wat het nu is. Dat toont aan dat onze aanpak werkt: blijven bouwen aan een kwalitatief en duurzaam product, aan een eerlijke prijs, met een visie die verder reikt dan financieel gewin. Zo bouwen we tools die het makkelijk en betaalbaar maakt voor organisatoren, verenigingen en vrijwilligers om dingen op poten te zetten. Van inschrijvingen, geldinzamelingen tot ticketverkoop.

Zo zijn we langzaam maar zeker verder kunnen professionaliseren. Sinds een jaar werken we met z’n tweeën voltijds aan Stamhoofd. Daarvoor deed ik dat nog alleen naast een full-time job. Dat we dit nu professioneel en full-time kunnen doen, is een enorme eer, en met die verantwoordelijkheid willen we zorgvuldig omgaan. Dat moet zich ook weerspiegelen in hoe we werken. We willen graag begrijpen hoe belangrijk Stamhoofd vandaag al is voor jullie werking, en waar we echt het verschil maken (of nog tekortschieten).

Het is vooral jullie eerlijke feedback die voor ons echt telt. Daarvoor hebben we een korte vragenlijst opgesteld. We delen als dank graag al een exclusieve vooruitblik op onze grootste update ooit.

Een langverwachte update

We werken al meer dan anderhalf jaar achter de schermen aan één van de grootste updates in de geschiedenis van Stamhoofd. Toch voelde het voor jullie als gebruiker misschien eerder stil aan het afgelopen jaar, en dat klopt. Nieuwe functies bleven uit.

De reden? We hebben Stamhoofd grondig gerenoveerd onder de motorkap. Dat was nodig om grote verbeteringen mogelijk te maken en om het platform klaar te stomen voor de toekomst.

Die update nam (veel) meer tijd in beslag dan we hadden gehoopt. We moesten het zelfs meerdere keren uitstellen, jammer genoeg.

De update die eraan komt, bundelt uitzonderlijk veel nieuwe mogelijkheden in één keer, vooral op het vlak van ledenadministratie. Normaal voegen we nieuwe functies één voor één toe, maar door de grote architecturale wijzigingen is dat dit keer niet mogelijk.

Zowel bestaande als nieuwe verenigingen zullen hier sterk van kunnen profiteren.

Jullie mening telt

Alvast bedankt om even de tijd te nemen, jullie input maakt een groot verschil.

Zeg hallo tegen Keeo 3.0! 👋 Het afgelopen jaar hebben we intensief samengewerkt met FOS Open Scouting om een gloednieuw ledenplatform te bouwen: de nieuwe en verbeterde versie van Keeo!

We zijn mega trots om dit platform eindelijk te lanceren en voelen ons vereerd dat we hieraan mochten meewerken. We kunnen niet wachten om Keeo in de toekomst nog handiger te maken. Alle functies die we ontwikkelen voor Keeo of Ravot (van KSA) vloeien automatisch door naar Stamhoofd en omgekeerd. Zo groeien alle platformen samen en blijven ze altijd up-to-date!

Keeo is meer dan alleen ledenadministratie. Je regelt ook je webshops, ticketverkoop, kampmeldingen en lidgeldbetalingen aan FOS Open Scouting. Alles op één centrale plek!

Overschakeling van FOS-eenheden naar het nieuwe platform

Ledenadministratie

Keeo draait volledig afzonderlijk van Stamhoofd, dat wil zeggen dat we geen gegevens gaan kunnen overzetten van je bestaande Stamhoofd vereniging naar Keeo. Het grote voordeel voor eenheden is dat je nu alles in één systeem zal kunnen regelen en niet langer ook nog eens alle gegevens zal moeten overzetten. Ouders kunnen gemakkelijk gewoon online hun gegevens beheren via Keeo.

Je Stamhoofd account blijft behouden, je kan het ook nog even blijven gebruiken. Het kan bijvoorbeeld dat je nog inschrijvingen voor weekends verzamelt via Stamhoofd: als die inschrijvingen nog lopen kan je waarschijnlijk niet meteen ouders vragen om het opnieuw te doen in Keeo. Maar voor nieuwe inschrijvingen raden we je heel sterk aan om Keeo te gebruiken. Keeo bevat al een pak meer handige functies dan Stamhoofd, en is automatisch gekoppeld met je aansluitingen bij FOS.

De link naar jouw ledenportaal is in het nieuwe systeem verandert naar een gemeenschappelijk ledenportaal voor alle FOS-eenheden, alle ouders kunnen voor alle eenheden gewoon in Keeo terecht. Je kan de knoppen en links op je website en social media aanpassen naar keeo.fos.be De link naar jouw bestaande ledenportaal blijft behouden en moet je zelf afsluiten door alle inschrijvingen daarop uit te schakelen.

Webshops en ticketverkoop

De overschakeling van webshops verloopt op dezelfde manier. Alle FOS-eenheden krijgen gratis toegang tot het webshop en ticketverkoop systeem op Keeo. Je huidige verkopen kan je eventueel nog afronden in Stamhoofd. We gaan gegevens niet meteen automatisch wissen: je kan je webshops dus rustig overzetten naar het nieuwe systeem. Een automatische overzetting van webshops of bestellingen is niet mogelijk.

Terugbetalingen

Keeo is voor alle FOS-eenheden gratis, dus ook de webshops. Maar er zijn natuurlijk ook FOS-eenheden die Stamhoofd recent al hadden aangekocht.

Daarom voorziet Stamhoofd zelf ook de nodige terugbetalingen als je Stamhoofd als FOS-eenheid recent hebt aangekocht, maar niet ten volle zal kunnen gebruiken.

• Het ledenadministratie-pakket zal (gedeeltelijk) terugbetaald worden als je Stamhoofd hebt aangekocht of verlengd op of na 1 februari 2024. Op basis van het aantal maanden dat je het hebt gebruikt. Als je het systeem nog niet of minder dan 6 maanden hebt gebruikt, ontvang je een volledige terugbetaling. Heb je het aangekocht in augustus, september, oktober, november, december 2024, januari of februari 2025, dan ontvang je een volledige terugbetaling. Als je het systeem in juli 2024 had aangekocht, ontvang je een terugbetaling van 6/12, in juni een terugbetaling van 5/12, mei 4/12...
• Verloopt je ledenadministratie of webshop pakket in de komende maanden? Dan kunnen we je pakket gratis nog even verlengen zodat je de toegang behoudt tot de zomer.
• Het jaarlijkse webshops pakket van 79 euro zal (gedeeltelijk) worden terugbetaald op basis van hoe lang je het hebt gebruikt. Heb je geen webshops in gebruik genomen, dan ontvang je een volledige terugbetaling. Heb je minder dan 3 maanden het systeem kunnen gebruiken (bv. voor maar één evenement), en voor een omzet van maximaal 10.000 euro, dan ontvang je een terugbetaling van 30 euro exclusief BTW. Bij een langer gebruik ontvang je geen terugbetaling. (Gebruik je nog de oude prijzen van de webshops aan 59 euro per jaar, dan bedraagt de terugbetaling 20 euro).
• Eventueel tegoed dat je hebt opgespaard in Stamhoofd zal niet worden uitbetaald tenzij je het tegoed had gekregen als een vorm van terugbetaling omdat je bijvoorbeeld in het verleden per ongeluk het foute pakket had aangekocht.

Kom je in aanmerking voor een terugbetaling, stuur ons dan een e-mail op hallo@stamhoofd.nl, met wat uitleg over onder welke van bovenstaande regelgeving je valt, samen met het rekeningnummer waarop we jullie kunnen terugbetalen. Na controle ontvang je dan een terugbetaling tussen februari en maart op jullie rekening.

Het is al even mogelijk om in Stamhoofd heel gedetailleerd een export te maken van al je uitbetalingen en transactiekosten. Daarvoor kan je het tabblad Boekhouding gebruiken → Betalingen exporteren. Vroeger bestond deze optie nog niet, en kon een bestelling in een webshop maar één betaling gekoppeld hebben (nu kan je bijbetalingen of terugbetalingen manueel registrereren). Om die reden is de betalingexport informatie in de Excel-exports van bestellingen niet helemaal accuraat:

• Het bevat maar informatie van één webshop, niet van meerdere webshops samen.
• Er staan geen transactiekosten in vermeld.
• Er staat maar één betaling per bestelling opgelijst, wat problemen geeft bij terugbetalingen.
• Verwijderde bestellingen of webshops zijn onvindbaar, en het is makkelijk om per ongeluk geannuleerde bestellingen niet mee te exporteren.

Om die reden hebben we beslist om de uitbetalingsinformatie te verwijderen uit de exports van de bestellingen. Vooral om dit soort fouten te voorkomen. Dezelfde informatie is op een betere manier beschikbaar via het tabblad Boekhouding → Betalingen exporteren.

Stamhoofd ondersteunt vandaag 1.054 verenigingen in hun digitalisatie. Dat is veel meer dan we ooit hadden durven dromen, en soms is dat moeilijk te vatten. Toen ik (Simon 👋) startte, twijfelde ik echt aan de haalbaarheid van het idee om specifieke software voor verenigingen te ontwikkelen. Ondertussen werk ik (en vanaf juli ook mijn broer) fulltime aan Stamhoofd, en dat open-source en zonder externe financiering. Het is een hele eer om dit te mogen doen. Nu is het tijd voor onze volgende grote stap: een belangrijke samenwerking met KSA, één van de grootste jeugdbewegingen in Vlaanderen.

Alle 260 KSA-groepen zullen in september overschakelen op een nieuw ledenadministratiesysteem dat het huidige Digit zal vervangen: Stamhoofd, maar dan in een KSA-jasje. Bovendien krijgen alle KSA-groepen gratis toegang tot eigen webshops en ticketverkoop via dit nieuwe platform, dat op een gescheiden infrastructuur draait zonder gedeelde gegevens, en met behoud van hetzelfde hoge niveau van gebruiksvriendelijkheid en functionaliteiten.

Nieuwe functies, zoals een geïntegreerde activiteitenkalender of de nieuwe KSA-app, zullen de communicatie binnen groepen stroomlijnen en het voor ouders gemakkelijker maken om belangrijke gegevens bij elke inschrijving na te kijken. Verouderde e-mailadressen en telefoonnummers zijn dan verleden tijd. Gevoelige gegevens worden beschermd met een uitgebreider rechten- en rollensysteem, wat de privacy en veiligheid van alle leden waarborgt.

De visie van Stamhoofd is altijd geweest om verenigingen op een betaalbare manier te ondersteunen in hun digitalisatie via een kwalitatief en gebruiksvriendelijk systeem. Met deze samenwerking gaan we een stapje verder richting koepelorganisaties, waardoor we onze impact ook echt kunnen vergroten. Ook beroepskrachten van de koepel krijgen toegang tot gebruiksvriendelijke tools die hun workflows verbeteren, zoals een integratie met het boekhoudsysteem en online betaalmogelijkheden voor het betalen van facturen. Dit is echt een grote stap in de digitalisatie van verenigingen en we hopen om in de toekomst ook nog andere koepelorganisaties te betrekken in dit verhaal.

Zonder alle verenigingen die ons de afgelopen jaren hun vertrouwen hebben gegeven, was dit niet mogelijk geweest. Dankzij jullie staan we waar we nu staan. Samen brengen we België een stap dichter bij een kwalitatief hoogstaand, betaalbaar en eerlijk digitaal platform dat voor alle verenigingen vrij toegankelijk is.

Overschakeling van KSA-groepen naar het nieuwe platform

Ledenadministratie

Het systeem van KSA zal volledig afzonderlijk van Stamhoofd draaien, dat wil zeggen dat we geen gegevens gaan kunnen overzetten van je bestaande Stamhoofd vereniging naar het nieuwe platform van KSA. Het grote voordeel voor groepen is dat je vanaf september alles in één systeem zal kunnen regelen en niet langer ook nog eens alle gegevens zal moeten overzetten in Digit. Tot september moet je dat wel nog blijven doen.

Je Stamhoofd account blijft behouden, je kan het ook nog even blijven gebruiken. Het kan bijvoorbeeld dat je nog inschrijvingen voor kampen verzamelt via Stamhoofd: dat blijf je best nog even met Stamhoofd regelen tot september. Wil je ook al voor september inschrijvingen verzamelen? Ook dan moet je nog Stamhoofd gebruiken tot het nieuwe systeem beschikbaar is. Dat doe je dus op de oude manier waarbij je er nog steeds voor zorgt dat alle gegevens ook in Digit belanden.

Vanaf september zal de vervanger van Digit beschikbaar worden. Dan kan je je inschrijvingsflow overschakelen op het ledenportaal van KSA en je Stamhoofd ledenportaal afsluiten zodra je alle leden die nog ontbraken in Digit ook in het nieuwe systeem hebt aangevuld. Alle gegevens van Digit zullen worden overgenomen in het nieuwe systeem. Gegevens van Stamhoofd zelf worden dus niet overgezet. Je kan deze wel zelf manueel overzetten door alle extra gegevens (bv. uit je eigen vragenlijsten, zoals allergieën) te exporteren naar Excel in Stamhoofd en vervolgens te importeren in het nieuwe systeem. Daarbij is het belangrijk dat de naam en geboortedatum van leden overeenkomt met die uit Digit - dan kunnen we de gegevens netjes aanvullen.

Wachtwoorden van accounts kunnen niet worden overgezet. Ouders zullen dus een nieuw account moeten aanmaken in het nieuwe systeem. Als ze daar een account aanmaken op het e-mailadres dat jullie ook in Digit hadden ingegeven, zullen ze aan alle gegevens en inschrijvingen kunnen. Je kan hen hier best in september over informeren via het nieuwe systeem. Daarin zal je hen (net zoals in Stamhoofd) een e-mail kunnen sturen met een knop om automatisch in te loggen op het juiste e-mailadres.

De link naar jouw ledenportaal zal in het nieuwe systeem veranderen naar een gemeenschappelijk ledenportaal voor alle KSA-groepen. Je kan de knoppen en links op je website en social media aanpassen naar die (nog aan te kondigen) nieuwe link vanaf september. De link naar jouw bestaande ledenportaal blijft behouden en moet je zelf afsluiten door alle inschrijvingen daarop uit te schakelen.

Op die manier heb je al een overzicht van hoe de overschakeling in grote lijnen zal verlopen. In aanloop naar de overgang ontvang je van KSA Nationaal en Stamhoofd nog meer informatie over het nieuwe platform. Je kan ons hierover ook altijd vragen stellen via hallo@stamhoofd.nl

Webshops en ticketverkoop

De overschakeling van webshops verloopt op dezelfde manier. Alle KSA-groepen krijgen gratis toegang tot het webshop en ticketverkoop systeem op het nieuwe platform van KSA Nationaal. Je huidige verkopen kan je eventueel nog afronden in Stamhoofd als die zouden overlappen met de overschakeling. We gaan gegevens niet meteen automatisch wissen: je kan je webshops dus rustig overzetten naar het nieuwe systeem. Een automatische overzetting van webshops of bestellingen is niet mogelijk.

Terugbetalingen

KSA Nationaal zal het nieuwe systeem aan alle KSA groepen, net zoals Digit, uiteraard gratis beschikbaar stellen - dus ook de webshops. Maar er zijn natuurlijk ongeveer 90 KSA-groepen die Stamhoofd al gebruikten.

Daarom voorziet Stamhoofd zelf ook de nodige terugbetalingen als je Stamhoofd als KSA-groep recent hebt aangekocht, maar niet ten volle zal kunnen gebruiken.

• De ledenadministratie zal (gedeeltelijk) terugbetaald worden als je Stamhoofd hebt aangekocht of verlengd op of na 1 november 2023. Op basis van het aantal maanden dat je het hebt gebruikt. Als je het systeem nog niet hebt gebruikt ontvang je een volledige terugbetaling. Heb je het systeem enkel gebruikt voor bijvoorbeeld de kampinschrijvingen, dan betaal je enkel voor de maanden van het moment van aankoop tot 31 augustus. Had je het dus op 1 mei aangekocht, dan betaal je 4/12, of 1/3 van de normale prijs - en ontvang je een terugbetaling van 2/3 van het totale aangerekende bedrag.
• Verloopt je ledenadministratie pakket in de komende maanden? Dan kunnen we je pakket gratis nog even verlengen zodat je de toegang behoudt tijdens de overgang. Stuur ons daarvoor ook een e-mail.
• Het jaarlijkse webshops pakket van 59 euro zal gedeeltelijk worden terugbetaald op basis van het aantal verkopen dat je uiteindelijk hebt georganiseerd. Heb je sinds je laatste verlenging of aankoop van het pakket slechts één evenement of webshop gebruikt, dan ontvang je een terugbetaling van 20 euro exclusief BTW. Bij meer evenementen of webshops ontvang je geen terugbetaling.
• Eventueel tegoed dat je hebt opgespaard in Stamhoofd zal niet worden uitbetaald tenzij je het tegoed had gekregen als een vorm van terugbetaling omdat je bijvoorbeeld in het verleden per ongeluk het foute pakket had aangekocht.

Kom je in aanmerking voor een terugbetaling, stuur ons dan een e-mail op hallo@stamhoofd.nl, met wat uitleg over onder welke van bovenstaande regelgeving je valt, samen met het rekeningnummer waarop we jullie kunnen terugbetalen. Na controle ontvang je dan een terugbetaling tussen september en oktober op jullie rekening.

Eén of meerdere plaatsjes verkopen op tickets aan sponsors? Grotere QR-codes op afgedrukte tickets? Jouw logo op tickets? Check, check, check! ✅

Stel je sponsors nu in, of bekijk een voorbeeld van je tickets via de instellingen van je webshop → Tekst, uiterlijk en externe links (helemaal onderaan).

Vanaf nu kan je per keuzeoptie bij je artikels op je webshop een voorraad instellen. Op die manier kan je je webshop een pak overzichtelijker maken en hoef je niet langer meerdere artikels toe te voegen om hetzelfde te bereiken.

Zetelselectie is een functionaliteit waar heel veel naar werd gevraagd. Vanaf nu is deze voor iedereen beschikbaar.

Dit is een ideaal moment om verenigingen die je kent of waar je nog in actief bent te overtuigen om ook Stamhoofd te gebruiken. Een heel pak nieuwe soorten verenigingen (dansscholen, toneelverenigingen, muziek...) kunnen nu namelijk overschakelen van hun huidige ticketprovider naar Stamhoofd. Dan besparen ze niet alleen hopen geld, maar jouw vereniging kan ook tegoed verdienen door hen door te verwijzen. Gebruik daarvoor de link die je kan terugvinden in de Stamhoofd instellingen → 'Vertel Stamhoofd door aan andere verenigingen'.

We begrijpen het. Soms kan de extra kost die je voor digitalisatie betaalt moeilijk te verteren zijn. Zeker als het gaat over online betalingen.

Soms kan een vereniging beslissen om die kosten toch door te rekenen. Dat was tot nu toe niet mogelijk, tenzij je de prijzen van je artikels of inschrijvingen omhoog haalde. Om die kost nu apart te verrekenen, introduceren we nu administratiekosten. Je stelt ze zelf in onderaan waar je de betaalmethodes instelt, en ze worden per betaling aangerekend aan bestellers op jullie webshop of voor leden (apart in te stellen). Het is niet mogelijk om de administratiekost te laten afhangen van de gekozen betaalmethode, dat is wettelijk gezien niet helemaal toegestaan. In principe mag je ook de transactiekosten niet vermommen als administratiekosten, dus zorg dat je wel op één of andere manier kan verantwoorden waarom je administratiekosten vraagt. Dat kan bijvoorbeeld zijn om de kost van Stamhoofd te recupereren en/of om de tijd die jullie bezig zijn met het verwerken van de bestellingen/inschrijvingen te verrekenen.