In Stamhoofd kan je de toegang tot allerlei zaken regelen door het aanmaken van beheerdersfuncties. Een beheerdersfunctie houdt eigenlijk bij waar iemand toegang tot heeft. Vervolgens kan je die functies toekennen aan één of meerdere beheerders. Je bent hier dus heel vrij in.

Daarnaast heb je altijd de hoofdbeheerders. Deze beheerders hebben toegang tot elk onderdeel en instelling van Stamhoofd. Dit zijn de enige beheerders die andere beheerders kunnen toevoegen.

Afhankelijk van hoe je jouw vereniging structureert, kan je dit dus omzetten in verschillende beheerdersfuncties. Stel dat je met verschillende werkgroepen werkt voor evenementen, dan kan je een functie 'Werkgroepje Quiz' maken, en deze toegang geven tot de inschrijvingen van de quiz. Vervolgens kan je elk jaar de beheerders met die functie wijzigen.

Je kan ook een functie 'Penningmeester' maken, en die functie toegang geven tot de volledige boekhouding en alle webshops en inschrijvingen (dat kies je zelf). Vervolgens ken je die functie toe aan de persoon die op dat moment penningmeester is.