2. Ledenadministratie instellen
Nieuwe inschrijvingsperiode starten (nieuw werkjaar/semester/...)
Al een jaar gebruik gemaakt van Stamhoofd? Dan wordt het op een bepaald moment tijd om alle leden opnieuw te laten inschrijven. In Stamhoofd moet je daarvoor een nieuwe inschrijvingsperiode aanmaken. Het handige aan inschrijvingsperiodes is dat je voor dezelfde inschrijvingsgroep steeds kan terugkeren naar alle leden die in één
Overschakeling naar Stamhoofd maken
Schakel je voor het eerst over naar Stamhoofd voor je ledenadministratie? Dan alvast hier enkele tips voor je begint! * Het meest ideale tijdstip om over te schakelen is aan het begin van jullie inschrijvingsperiode. * Je hoeft leden niet noodzakelijk te importeren in Stamhoofd als je een overschakeling in het begin
Fiscale attesten aanmaken voor activiteiten die nog niet in Stamhoofd staan
Soms kan het voorvallen dat je fiscale attesten wilt aanmaken maar de inschrijvingen niet in Stamhoofd hebt verzameld. Of je wilt speciale zaken regelen waarbij je bijvoorbeeld meerdere fiscale attesten wilt aanmaken voor een inschrijving (omdat die bv. in twee verschillende jaren viel). Stamhoofd heeft voor de fiscale attesten een
Een QR-code maken die naar jouw webshop of ledenportaal wijst
Stamhoofd heeft geen ingebouwde functionaliteit om snel een QR-code aan te maken naar jouw webshop — maar dat is gelukkig niet nodig, want er zijn heel veel gratis tools waarmee je een QR-code kan aanmaken naar gelijk welke link. Let wel op, sommige online tools voegen zelf tracking toe aan de
Synchroniseren met de groepsadministratie van Scouts & Gidsen Vlaanderen
❓Krijg je een foutmelding dat de leden niet gesynchroniseerd zijn, maar je hebt wel net al meerdere keren gesynchroniseerd? Kijk dan na of je op het einde geen foutmelding krijgt bij het synchroniseren in het rapport op het einde (bv. lid met een ongeldig of ontbrekend adres). Van zodra één
Het bedrag op (fiscale) attesten en documenten wijzigen
Stamhoofd houdt intern bij hoeveel een lid betaald heeft voor elke inschrijving. Op die manier weten we onder andere welk bedrag we op (fiscale) attesten en documenten moeten vermelden. Het gekoppelde bedrag wijzigen Als je leden hebt geïmporteerd of manueel hebt ingeschreven, gaat Stamhoofd automatisch een bedrag koppelen aan die
Beheerders en functies
In Stamhoofd kan je de toegang tot allerlei zaken regelen door het aanmaken van beheerdersfuncties. Een beheerdersfunctie houdt eigenlijk bij waar iemand toegang tot heeft. Vervolgens kan je die functies toekennen aan één of meerdere beheerders. Je bent hier dus heel vrij in. Daarnaast heb je altijd de hoofdbeheerders. Deze
Hoe verplaats ik een inschrijvingsgroep naar een andere categorie?
Je kan een groep verplaatsen door naar de instellingen te gaan van de bovenliggende categorie, en daar rechtermuisknop te drukken op de groep die je wilt verplaatsen. In de app kan je hetzelfde bereiken door de rij lang ingedrukt te houden.
Vragenlijsten instellen
Bij zowel de ledenadministratie als bij webshops kan je vragenlijsten gebruiken om meer informatie te verzamelen. Dit is een behoorlijk geavanceerde functie waar je redelijk ver in kan gaan. Hier vind je wat extra informatie om je op weg te helpen. 💡Stamhoofd heeft ook 'ingebouwde gegevens'. Bij leden
Waarom je leden beter niet importeert of zelf toevoegt
Het kan verleidelijk zijn als je overschakelt op Stamhoofd om al jouw bestaande leden zelf al meteen toe te voegen of te importeren uit een ander systeem/Excel. Dit heeft echter enkel nut als je midden in jouw werkjaar overschakelt op Stamhoofd. In andere gevallen raden we het sterk af:
Uitzonderingen maken op inschrijvingsbeperkingen (leeftijd, ...)
Meestal stel je jouw inschrijvingsgroepen zo in dat enkel leden met een bepaalde leeftijd kunnen inschrijven. Je kan ook andere beperkingen toevoegen, bv. enkel leden laten inschrijven die vorig jaar ook ingeschreven waren voor groep X. Soms wil je een uitzondering maken voor een lid, bijvoorbeeld een ouder lid toelaten
Deelname of inschrijvingsbewijzen aanmaken
Sommige mutualiteiten of overheden vragen bepaalde attesten voor bijvoorbeeld de terugbetaling van een kamp of inschrijvingsgeld. Daarvoor kan je automatisch deelname, inschrijving en/of betalingsattesten aanmaken in Stamhoofd. De meeste mutualiteiten zullen ook hun eigen template online beschikbaar maken, maar die hoef je niet te volgen. Het is namelijk onmogelijk
Openstaande bedragen van leden bijhouden
In Stamhoofd kan je bij elk lid een openstaand bedrag aanrekenen. Handig om de betalingen (bv. voor een T-shirt) met leden te regelen als die geen geld bij hebben of daarvoor nog te jong zijn. Of om bijvoorbeeld het openstaande bedrag van vrijwilligers bij te houden. Stamhoofd voegt ook automatisch
Ontbrekende gegevens van leden
Wat als je tijdens het jaar nood hebt aan nieuwe gegevens van jouw leden, of als je leden hebt geïmporteerd of manueel toegevoegd hebt maar nog enkele gegevens ontbreekt? Volg dan deze flow. 1. Voeg eventueel de nieuwe gegevens toe bij 'Instellingen' > 'Vragenlijsten en gegevens van
Fiscaal attest kinderopvang (281.86) aanmaken (België)
In Stamhoofd kan je slimme documenten genereren. Daarbij ondersteunen we ook het ingewikkeldere Fiscaal Attest voor kinderopvang (281.86). Hoe je die aanmaakt lees je hier. ⚠️Feitelijke verenigingen (= je hebt geen VZW) hebben niet meteen toegang tot Belcotax. Zij moeten een speciaal nummer aanvragen. Belangrijk is dat je hier niet
Leden beheren met meerdere ouders
In Stamhoofd is het mogelijk dat meerdere ouders toegang hebben tot dezelfde (minderjarige) leden. Op die manier kunnen meerdere ouders wijzigingen aanbrengen aan de gegevens van leden of ze inschrijven voor bepaalde activiteiten. Stamhoofd handelt dit eigenlijk volledig automatisch af. De enige voorwaarde is dat alle ouders met het juiste
Betaalmethodes voor inschrijvingen instellen
Leden die online via de inschrijvingspagina inschrijven kunnen via enkele betaalmethodes betalen die je zelf kan kiezen. Je kan deze betaalmethodes aanvinken via Instellingen > Betaalmethodes voor inschrijvingen (enkel zichtbaar als ledenadministratie geactiveerd staat). Je kan meerdere betaalmethodes combineren. Online betaalmethodes Online betalingen zijn uiteraard het gemakkelijkst, hierbij heb je
E-mailadressen instellen
Stel in vanaf welke e-mailadressen automatische e-mails verzonden worden en met welke e-mailadressen je zelf kan versturen. Stamhoofd stuurt automatisch e-mails, bv. voor een bevestiging van een inschrijving of een bestelling. Die e-mails worden verzonden vanaf e-mailadressen die je zelf kan instellen. Dat doe je best ook altijd. Instellen kan
Hoe schrijven leden in?
Je hebt alles mooi ingesteld in Stamhoofd, maar hoe schrijven leden nu precies in? Er zijn drie methodes: * Methode 1 (inschrijvingspagina) gebruik je best voor nieuwe leden * Methode 2 (e-mail) gebruik je best voor leden die al het systeem zitten * Methode 3 (zelf toevoegen) gebruik je best enkel voor uitzonderingen.
Link naar inschrijvingspagina wijzigen
Stamhoofd maakt automatisch een link aan waarop jullie leden kunnen inschrijven. Die heeft de vorm van <naam-vereniging>.stamhoofd.nl, en kan je terugvinden via de instellingen van Stamhoofd > Jouw inschrijvingspagina. Eigen domeinnaam De kans is groot dat je als vereniging al een eigen website hebt. Die website
Waar kan ik leden van vorig jaar terugvinden?
Gebruik je Stamhoofd al meerdere jaren? Dan kan je de leden van vorige jaren eenvoudig terugvinden. Door op de naam van jouw inschrijvinsgroep te kiezen en bovenaan één van de inschrijvingsperiodes te selecteren. Zie je die niet staan? Dan heb je waarschijnlijk nog geen gebruik gemaakt van inschrijvingsperiodes. Kijk eventueel
Toestemming gegevens verzamelen
In Stamhoofd kan je zelf je eigen kenmerken toevoegen. Dat is handig, maar hierbij moet je zelf wel goed weten wanneer je toestemming nodig hebt om iets te verzamelen en hoe je daarmee om moet gaan. Volgens de GDPR-wetgeving kan je gegevens enkel verzamelen als het voldoet aan één van