Ledenadministratie instellen
Overschakeling naar Stamhoofd maken
Schakel je voor het eerst over naar Stamhoofd voor je ledenadministratie? Dan alvast hier enkele tips voor je begint! * Het meest ideale tijdstip om over te schakelen is aan het begin van jullie inschrijvingsperiode. * We raden af om leden te importeren. Het meest ideale scenario is dat je elk lid
Openstaande bedragen van leden bijhouden
In Stamhoofd kan je bij elk lid een openstaand bedrag aanrekenen. Handig om de betalingen (bv. voor een T-shirt) met leden te regelen als die geen geld bij hebben of daarvoor nog te jong zijn. Of om bijvoorbeeld het openstaande bedrag van vrijwilligers bij te houden. Stamhoofd voegt ook automatisch
Ontbrekende gegevens van leden
Wat als je tijdens het jaar nood hebt aan nieuwe gegevens van jouw leden, of als je leden hebt geïmporteerd of manueel toegevoegd hebt maar nog enkele gegevens ontbreekt? Volg dan deze flow. 1. Voeg eventueel de nieuwe gegevens toe bij 'Instellingen' > 'Vragenlijsten en gegevens van leden' 2. Stuur een
Fiscaal attest kinderopvang (281.86) aanmaken (België)
In Stamhoofd kan je vanaf nu slimme documenten genereren. Voorlopig ondersteunen we enkel het Fiscaal Attest voor kinderopvang (281.86), maar het is de bedoeling dat daar op termijn meer documenten bij komen. ⚠️Feitelijke verenigingen (= je hebt geen VZW) hebben niet meteen toegang tot Belcotax. Zij moeten een speciaal nummer
Leden beheren met meerdere ouders
In Stamhoofd is het mogelijk dat meerdere ouders toegang hebben tot dezelfde (minderjarige) leden. Op die manier kunnen meerdere ouders wijzigingen aanbrengen aan de gegevens van leden of ze inschrijven voor bepaalde activiteiten. Stamhoofd handelt dit eigenlijk volledig automatisch af. De enige voorwaarde is dat alle ouders met het juiste
Overgang naar nieuw werkjaar/semester
Al een jaar gebruik gemaakt van Stamhoofd? Dan wordt het op een bepaald moment tijd om alle leden opnieuw te laten inschrijven. In Stamhoofd moet je daarvoor een nieuwe inschrijvingsperiode aanmaken. Het handige aan inschrijvingsperiodes is dat je voor dezelfde inschrijvingsgroep steeds kan terugkeren naar alle leden die in één
Betaalmethodes voor inschrijvingen instellen
Leden die online via de inschrijvingspagina inschrijven kunnen via enkele betaalmethodes betalen die je zelf kan kiezen. Je kan deze betaalmethodes aanvinken via Instellingen > Betaalmethodes voor inschrijvingen (enkel zichtbaar als ledenadministratie geactiveerd staat). Je kan meerdere betaalmethodes combineren. Online betaalmethodes Online betalingen zijn uiteraard het gemakkelijkst, hierbij heb je zelf
E-mailadressen instellen
Stel in vanaf welke e-mailadressen automatische e-mails verzonden worden en met welke e-mailadressen je zelf kan versturen. Stamhoofd stuurt automatisch e-mails, bv. voor een bevestiging van een inschrijving of een bestelling. Die e-mails worden verzonden vanaf e-mailadressen die je zelf kan instellen. Dat doe je best ook altijd. Instellen kan
Hoe schrijven leden in?
Je hebt alles mooi ingesteld in Stamhoofd, maar hoe schrijven leden nu precies in? Er zijn drie methodes: * Methode 1 (inschrijvingspagina) gebruik je best voor nieuwe leden * Methode 2 (e-mail) gebruik je best voor leden die al het systeem zitten * Methode 3 (zelf toevoegen) gebruik je best enkel voor uitzonderingen.
Link naar inschrijvingspagina wijzigen
Stamhoofd maakt automatisch een link aan waarop jullie leden kunnen inschrijven. Die heeft de vorm van
Waar kan ik leden van vorig jaar terugvinden?
Gebruik je Stamhoofd al meerdere jaren? Dan kan je de leden van vorige jaren eenvoudig terugvinden. Ga naar de inschrijvingsgroep waarvan je de oude leden wilt bekijken. Klik rechts bovenaan op het (...) icoontje (op iOS staat dit onderaan rechts). Kies voor Vorige inschrijvingperiode.
Toestemming gegevens verzamelen
In Stamhoofd kan je zelf je eigen kenmerken toevoegen. Dat is handig, maar hierbij moet je zelf wel goed weten wanneer je toestemming nodig hebt om iets te verzamelen en hoe je daarmee om moet gaan. Volgens de GDPR-wetgeving kan je gegevens enkel verzamelen als het voldoet aan één van