2. Ledenadministratie instellen
Nieuw werkjaar starten (periode/semester/...)
Al even gebruik gemaakt van Stamhoofd? Dan wordt het op een bepaald moment tijd om alle leden opnieuw te laten inschrijven. In Stamhoofd kan je daarvoor een nieuw werkjaar aanmaken. Je kiest zelf welke indeling je maakt, per maand, per semester, per schooljaar, ... Het handige aan werkjaren is dat je
Overschakeling naar Stamhoofd maken
Schakel je voor het eerst over naar Stamhoofd voor je ledenadministratie? Dan alvast hier enkele tips voor je begint! * Het meest ideale tijdstip om over te schakelen is voor het begin van jullie inschrijvingsperiode. * Je hoeft leden niet noodzakelijk te importeren in Stamhoofd als je een overschakeling in het begin
Gespreid betalen of betalen in schijven
Je kan aan een schuld die je aan een lid koppelt ook een datum instellen tegen wanneer die schuld moet worden betaald. Die functionaliteit kan gebruikt worden om betalingen in schijven mogelijk te maken. Voorlopig kan een lid zelf nog niet kiezen om zo te betalen, maar moet je het
Toegangsrechten van beheerders tot leden afstemmen
Je kan de toegang van bepaalde beheerders tot leden behoorlijk gedetailleerd instellen. * Kies welke inschrijvingsgroepen een beheerder kan bekijken, bewerken en/of de beheerder ook de instellingen van die groep kan wijzigen (volledige toegang). * Kies met welke emailadressen een beheerder e-mails kan versturen, en welke verzonden e-mails iemand
Interne gegevens bijhouden
Wil je graag gegevens bijhouden die niet zichtbaar zijn voor leden, of die enkel leesbaar zijn voor leden, maar niet aanpasbaar? Dat kan. Vragenlijsten Via instellingen > Ledenadministratie > Persoonsgegevens van leden, kan je vragenlijsten aanmaken. In elke vragenlijst kan per vraag instellen of het antwoord zichtbaar/bewerkbaar is voor
Financiële ondersteuning voor leden (UiTPAS, ter goedkeuring of automatisch)
Je kan korting aan bepaalde leden toekennen om hen te ondersteuning als ze in een kansarme situatie opgroeien. Je schakelt deze functie in via Instellingen > Ledenadministratie > Persoonsgegevens > ‘Financiële ondersteuning’. Let op dat je eerst 'Toestemming voor gegevensverzameling' inschakelt. Dit is noodzakelijk om deze informatie te
Bundelkortingen instellen (bv. broers- en zussenkorting)
Soms wil je leden korting geven als ze voor meerdere activiteiten inschrijven, of als broers/zussen samen deelnemen aan één of meerdere activiteiten. Je kan een korting instellen door bij de instellingen → Ledenadministratie → Bundelkortingen, een nieuwe bundelkorting aan te maken. Je kan deze korting dan later koppelen aan één of
Fiscale attesten aanmaken voor activiteiten die nog niet in Stamhoofd staan
Soms kan het voorvallen dat je fiscale attesten wilt aanmaken maar de inschrijvingen niet in Stamhoofd hebt verzameld. Of je wilt speciale zaken regelen waarbij je bijvoorbeeld meerdere fiscale attesten wilt aanmaken voor een inschrijving (omdat die bv. in twee verschillende jaren viel). Stamhoofd heeft voor de fiscale attesten een
Een QR-code maken die naar jouw webshop of ledenportaal wijst
Je kan makkelijk een QR-code maken die naar jouw webshop (of website) wijst via qrcode.stamhoofd.nl. Vul daar de link van jouw webshop in, en kopieer of sla de QR-code op. Stamhoofd voegt geen trackers toe aan de link (dat zijn onzichtbare tussenpagina's die gegevens
Het bedrag op (fiscale) attesten en documenten wijzigen
Wil je de kost van een aangerekend item of inschrijving wijzigen? Dan lees je hieronder hoe dit kan! 📄Stamhoofd houdt intern bij hoeveel een lid betaald heeft voor elke inschrijving. Op die manier weten we onder andere welk bedrag we op (fiscale) attesten en documenten moeten vermelden. Het gekoppelde bedrag
Hoe verplaats ik een inschrijvingsgroep naar een andere categorie of werkjaar?
Je kan een groep verplaatsen door met je rechtermuisknop te drukken op de groep > Verplaatsen naar . In de app kan je hetzelfde bereiken door de groep lang ingedrukt te houden. 💡Je kan hetzelfde bereiken via de instellingen > ledenadministratie > Inschrijvinsgroepen beheren. Hier kan je via de (...)-knop ook
Gegevens van je leden verzamelen (persoonsgegevens)
Stamhoofd helpt je om de juiste gegevens van je leden te verzamelen en gestructureerd bij te houden. Enerzijds zijn er ingebouwde gegevens (bv. geboortedatum, e-mailadres, ouders...) die worden op vele plaatsen in het systeem verwerkt, bijvoorbeeld om de leeftijd van een lid te berekenen. Anderzijds kan je ook zelf
Waarom je leden beter niet importeert of zelf toevoegt
Het kan verleidelijk zijn als je overschakelt op Stamhoofd om al jouw bestaande leden zelf al meteen toe te voegen of te importeren uit een ander systeem/Excel. Dit heeft echter enkel nut als je midden in jouw werkjaar overschakelt op Stamhoofd. In andere gevallen raden we het sterk af:
Uitzonderingen maken op inschrijvingsbeperkingen (leeftijd, ...)
Meestal stel je jouw inschrijvingsgroepen zo in dat enkel leden met een bepaalde leeftijd kunnen inschrijven. Je kan ook andere beperkingen toevoegen, bv. enkel leden laten inschrijven die vorig jaar ook ingeschreven waren voor groep X. Leden die een jaartje "voor" of "achter" zitten? Sommige leden
Deelname of inschrijvingsbewijzen aanmaken
Sommige mutualiteiten of overheden vragen bepaalde attesten voor bijvoorbeeld de terugbetaling van een kamp of inschrijvingsgeld. Daarvoor kan je automatisch deelname, inschrijving en/of betalingsattesten aanmaken in Stamhoofd. De meeste mutualiteiten zullen ook hun eigen template online beschikbaar maken, maar die hoef je niet te volgen. Het is namelijk onmogelijk
Openstaande bedragen van leden bijhouden
In Stamhoofd kan je bij elk lid een openstaand bedrag aanrekenen. Handig om de betalingen (bv. voor een T-shirt) met leden te regelen als die geen geld bij hebben of daarvoor nog te jong zijn. Of om bijvoorbeeld het openstaande bedrag van vrijwilligers bij te houden. Stamhoofd voegt ook
Ontbrekende gegevens van leden
Wat als je tijdens het jaar nood hebt aan nieuwe gegevens van jouw leden, of als je leden hebt geïmporteerd of manueel toegevoegd hebt maar nog enkele gegevens ontbreekt? Volg dan deze flow. 1. Voeg eventueel de nieuwe gegevens toe bij Instellingen > Ledenadministratie > Persoonsgegevens van leden. 2. Stuur
Fiscaal attest kinderopvang (281.86) aanmaken (België)
In Stamhoofd kan je slimme documenten genereren. Daarbij ondersteunen we ook het ingewikkeldere Fiscaal Attest voor kinderopvang (281.86). Hoe je die aanmaakt lees je hier.
Leden beheren met meerdere ouders
In Stamhoofd is het mogelijk dat meerdere ouders toegang hebben tot dezelfde (minderjarige) leden. Op die manier kunnen meerdere ouders wijzigingen aanbrengen aan de gegevens van leden of ze inschrijven voor bepaalde activiteiten. Stamhoofd handelt dit eigenlijk volledig automatisch af. De enige voorwaarde is dat alle ouders met het juiste
Betaalmethodes voor inschrijvingen instellen
Leden die online via de inschrijvingspagina inschrijven kunnen via enkele betaalmethodes betalen die je zelf kan kiezen. Je kan deze betaalmethodes aanvinken via Instellingen > Ledenadministratie > Betaalmethodes voor inschrijvingen (enkel zichtbaar als ledenadministratie geactiveerd staat). Je kan meerdere betaalmethodes combineren. Online betaalmethodes Online betalingen zijn uiteraard het gemakkelijkst, hierbij
E-mailadressen instellen
Stel in vanaf welke e-mailadressen automatische e-mails verzonden worden en met welke e-mailadressen je zelf kan versturen. Stamhoofd stuurt automatisch e-mails, bv. voor een bevestiging van een inschrijving of een bestelling. Die e-mails worden verzonden vanaf e-mailadressen die je zelf kan instellen. Dat doe
Hoe schrijven leden in?
Je hebt alles mooi ingesteld in Stamhoofd, maar hoe schrijven leden nu precies in? Er zijn drie methodes: * Methode 1 (inschrijvingsportaal) gebruik je best voor nieuwe leden. Je vindt deze link bovenaan bij de instellingen van de ledenadministratie. * Methode 2 (e-mail) gebruik je best voor leden die al in
Link naar inschrijvingspagina wijzigen
Stamhoofd maakt automatisch een link aan waarop jullie leden kunnen inschrijven. Die heeft de vorm van <naam-vereniging>.stamhoofd.nl, en kan je terugvinden via de instellingen van Stamhoofd > Jouw inschrijvingspagina. Eigen domeinnaam De kans is groot dat je als vereniging al een eigen website hebt. Die
Waar kan ik leden van vorig jaar terugvinden?
Gebruik je Stamhoofd al meerdere jaren? Dan kan je de leden van vorige jaren eenvoudig terugvinden. In het beheerdersportaal, tabblad Leden kan je links onderaan wisselen tussen de verschillende werkjaren. Op dat moment ga je als het ware "terug in de tijd" en bekijk je jouw vereniging zoals
Toestemming gegevens verzamelen
In Stamhoofd kan je zelf je eigen kenmerken toevoegen. Dat is handig, maar hierbij moet je zelf wel goed weten wanneer je toestemming nodig hebt om iets te verzamelen en hoe je daarmee om moet gaan. Volgens de GDPR-wetgeving kan je gegevens enkel verzamelen als het voldoet aan één