In Stamhoofd kan je slimme documenten genereren. Daarbij ondersteunen we ook het ingewikkeldere Fiscaal Attest voor kinderopvang (281.86). Hoe je die aanmaakt lees je hier.

Stap 1: gegevens verzamelen

Voor je de attesten aanmaakt, geef je de ouders de mogelijkheid om ontbrekende gegevens in te vullen en na te kijken via het ledenportaal.

Welke gegevens heb je nodig om het fiscaal attest te kunnen invullen?

• Naam + voornaam
• Rijksregisternummer
• Adres

Dit zowel van het lid als van de schuldenaar.

Stamhoofd helpt je bij het verzamelen van deze gegevens, mits je deze aanvinkt bij Instellingen > Ledenadministratie > Persoonsgegevens van leden. Stamhoofd zal automatisch het rijksregisternummer controleren op structuur (volledige gids hier).

Stap 2: document aanmaken

Zodra je alle gegevens hebt toegevoegd in Stamhoofd kan je het document aanmaken. Je hoeft dus niet te wachten tot alle ouders de gegevens hebben ingevuld.

Ga in het menu naar 'Documenten', en kies voor 'Nieuw document'.

Kies voor type 'Fiscaal attest kinderopvang (281.86)'. En vul de gegevens van jouw vereniging aan. Vul ook in welke instantie jullie vereniging erkend heeft (bij vragen daarvoor zie het attest zelf).

Bij ondertekening vul je jouw naam in en jouw functie binnen de vereniging in.

Inschrijvingsgeld

Er worden enkel attesten aangemaakt voor activiteiten die betalend zijn. Als je bepaalde leden korting geeft, en het totaalbedrag zou 0 euro bedragen, dan krijgen zij uiteraard geen attest.

Stamhoofd zal altijd een attest aanmaken ongeacht de betaalstatus (omdat die soms niet correct is).

Inschrijvingsgroepen

Per kamp, weekend, of andere activiteit die in aanmerking komt als 'opvang' moet je een inschrijvingsgroep toevoegen. Daarbij kies je de juiste inschrijvingsperiode en data. Let op dat enkel activiteiten uit het jaar voor de 'aanslag' in aanmerking komen. Voor het aanslagjaar 2027 komen dus enkel activiteiten uit 2026 in aanmerking.

Leeftijdsbeperking

Enkel leden jonger of gelijk aan 13 jaar komen in aanmerking (dus jonger dan 14 jaar). Kinderen met een zware handicap komen in aanmerking tot en met 20 jaar.

Stamhoofd houdt automatisch rekening met de leeftijd van het lid op het moment van de activiteit (voor leden die 14 jaar worden in de loop van het jaar komen dus enkel de activiteiten voor die verjaardag in aanmerking).

Handtekening

Je moet een foto van je handtekening toevoegen zodat die op alle attesten kan worden toegevoegd. Hiervoor kan je een online tool gebruiken, dat scheelt je wat scanwerk, bv. https://szimek.github.io/signature_pad/ (daarna exporteren naar png of svg).

Stap 3: nakijken

Na het aanmaken van een document, wordt die aangemaakt als 'Klad'. Het is dus nog voor niemand zichtbaar, en je kan het allemaal nog verwijderen als je iets fout had ingegeven.

Je kan doorklikken om elk individueel aangemaakt document te bekijken. Via rechtermuisknop of (...) kan je een document downloaden om het te bekijken.

Stamhoofd zal aangeven als er documenten onvolledig zijn (bv. er ontbreekt een naam, adres, geboortedatum, prijs).

Onvolledige documenten kunnen niet gedownload worden door leden. Maar ze zijn wel zichtbaar zodra je het document publiceert. Als leden dat document zullen proberen downloaden, zal gevraagd worden om hun gegevens eerst aan te vullen.

Stap 4: publiceren

Als alles in orde is, kan je publiceren. Nu geef je de leden best nog even de tijd om de gegevens na te kijken. Je stuurt dus best een e-mail naar alle leden met de melding dat het attest beschikbaar is in het ledenportaal. Als ze de gegevens willen wijzigen kan men nog de vragenlijst invullen of aanpassen. Het document zal dan automatisch aangepast worden (je kan dit later uitzetten). Communiceer best wel dat ze binnen x aantal dagen de gegevens moeten nagekeken hebben.

Sowieso is het handig om alle ouders te verwittigen als de fiscale attesten in het ledenportaal werden toegevoegd. Je kan hiervoor de ingebouwde mail functie gebruiken.

Stap 5: indienen (probeer dit al op voorhand zonder in te dienen)

Voor 28 februari van het jaar volgend op de activiteiten moet je alles indienen via Belcotax-on-web, maar doe dit liefst minstens een week op voorhand. Juiste deadlines vind je altijd op de site van de overheid.

1. Kijk alles nog een laatste keer na. Hierna mag je geen wijzigingen meer maken.
2. Schakel 'Automatische gegevens aanpassen' uit.
3. Kies voor 'Exporteren naar XML'
4. Beantwoord de vragen. Als feitelijke vereniging vul je het refertenummer in dat je had aangevraagd bij Belcotax (zie boven).
5. Er wordt nu een XML document gedownload. Stamhoofd zal alle documenten een uniek oplopend nummer geven (je kan die zien door een document open te klikken of door het kolom nummer zichtbaar te maken). Dit is noodzakelijk voor Belcotax, maar staat niet op de documenten zelf. Als je later foutmeldingen krijgt, zal Belcotax altijd dit nummer vermelden, en op die manier kan je het oorspronkelijke document terugvinden.
6. Nu moet je het XML bestand omzetten in een BOW bestand via de validatiemodule van Belcotax. Die kan je hier downloaden. Hiervoor heb je Java nodig. Wij bieden geen ondersteuning bij het openen van dit programma, voor vragen kan je opnieuw bij Belcotax zelf terecht en in hun handleiding. Bij het omzetten moet je erop letten dat het nog altijd mogelijk is dat je foutmeldingen krijgt. Bv. als één van de leden een ongeldig rijksregisternummer heeft opgegeven, of als de postcode ongeldig is... Zo is er ook een absurd maximum van 28 tekens op de lengte van de naam van jouw vereniging, om maar iets te noemen. In die gevallen kan je de documenten nog corrigeren en daarna opnieuw de XML exporteren.

7. Het uiteindelijke BOW bestand dat uit de validatiemodule kwam kan je in Belcotax zelf uploaden en insturen (zie documentatie).

Het kan ook zijn dat je document opgeladen is, maar nog niet verwerkt. Dan kan je later nog altijd foutmeldingen doorgestuurd krijgen via email (op het emailadres dat je had ingegeven). Je krijgt altijd een bevestiging van goede ontvangst als het gelukt is (na 48 uur), dus als je niets krijgt, is er mogelijks iets mis. Contacteer in dat geval niet ons, maar Belcotax, wij kunnen hier niet bij helpen.

Je kan ook waarschuwingen krijgen. Bijvoorbeeld dat het rijksregisternummer bij een lid ontbreekt. Die kan je meestal negeren, maar kijk ze even na.

Krijg je een foutmelding waar je écht niet aan uit kan, en waarvan je eerst zelf hebt onderzocht dat het niet aan een fout document ligt? Dan kan je ons contacteren via hallo@stamhoofd.nl.