Via het tabblad Meer → Boekhouding kan je als hoofdbeheerder of financieel verantwoordelijke de financiën van jouw vereniging die via Stamhoofd verlopen raadplegen en opvolgen.

Terminologie

Aanrekeningen zijn bedragen die je aan een lid aanrekent, bijvoorbeeld € 50 voor een inschrijving of € 5 voor een T-shirt (= wat werd er betaald / moet er betaald worden).

Het openstaand bedrag is het bedrag dat het lid nog moet betalen (voor webshop bestellingen wordt dit niet gebruikt). Een deel daarvan kan in verwerking zijn: daarvoor werd al een betaling aangemaakt, maar die betaling is nog niet als betaald bevestigd (enkel als je betalingen via overschrijving gebruikt).

Betalingen registreren hoe aanrekeningen betaald worden, bijvoorbeeld via Bancontact of overschrijving. Elke betaling is gekoppeld aan één of meerdere aanrekeningen, of aan een deel ervan.

Werking

Als leden zich inschrijven via het ledenportaal, verloopt alles grotendeels automatisch. Een lid schrijft zich in en betaalt onmiddellijk. Onderliggend maakt Stamhoofd een aanrekening aan voor de inschrijving en tegelijkertijd ook een betaling.

• Bij een betaling via Bancontact wordt de aanrekening automatisch als betaald gemarkeerd.
• Bij een betaling via overschrijving moet je zelf via Overschrijvingen controleren de overschrijving als betaald markeren. Zo weet Stamhoofd dat je de overschrijving hebt ontvangen.

Openstaande bedragen opvolgen

Via 'Openstaand bedragen van leden' kan je precies zien hoeveel een lid nog moet betalen. Je kan dit ook bereiken via het tabblad 'Rekening' wanneer je een lid open klikt. Je ziet hier ook als een deel van het openstaand bedrag in verwerking is. In dat geval heeft het lid dus betaald via overschrijving en wacht je nog op die betaling.

Een lid kan het openstaand bedrag makkelijk betalen via het ledenportaal. Eenmaal daarop ingelogd, verschijnt er bovenaan steeds een snelle actie als er een openstaand bedrag is. Betalen is dan mogelijk via de door jullie ingestelde betaalmethodes.

Meer info over leden specifiek

Manuele inschrijvingen en aanrekeningen

Als je een lid manueel inschrijft in Stamhoofd, dan voegen we het te betalen bedrag voor die inschrijving gewoon toe als een individuele aanrekening, zonder betaling. Het lid kan dan betalen voor die aanrekening via het ledenportaal. Pas dan wordt een betaling (Bancontact of overschrijving) aangemaakt.

Heeft een lid bijvoorbeeld ter plaatse betaald? Ga dan bij het lid naar het tabblad Rekening en klik op Betaling registreren. Geef aan:

• welke aanrekeningen betaald werden;
• via welke methode er betaald werd (ter plaatse, overschrijving of onbekend);
• wanneer de betaling plaatsvond.

Je kan zelf ook manueel een aanrekening toevoegen bij een lid. Bijvoorbeeld voor een losse aankoop, los van de inschrijvingen.

Overschrijvingen correct opvolgen

Betalen via online betaalmethodes is uiteraard het gemakkelijkst. Maar als je via overschrijvingen werkt, moet je zelf aanduiden welke overschrijvingen je hebt ontvangen.

We raden aan om betalingen die je na 1 à 2 weken nog niet hebt ontvangen te annuleren.

Stel dat lid X zich heeft ingeschreven en een overschrijving van € 50 voorgesteld kreeg. Om een of andere reden vergeet het lid om de overschrijving uit te voeren. Het bedrag blijft dan in verwerking staan.

Zolang de overschrijving in verwerking staat:

• kan het lid niet opnieuw proberen te betalen. Het kan enkel de overschrijvingsinstructies die het eerder kreeg alsnog uitvoeren;
• krijgt het lid in het ledenportaal geen melding dat er nog een openstaand bedrag is;
• worden automatische herinneringen voor dat bedrag niet verstuurd.

Dat komt omdat Stamhoofd niet kan weten of het bedrag in verwerking al betaald is. Pas als je de overschrijving annuleert, weet Stamhoofd zeker dat je die betaling niet hebt ontvangen.

Stamhoofd kan zo'n overschrijving niet automatisch annuleren, omdat we niet kunnen weten of je al hebt gecontroleerd of de betaling misschien toch werd ontvangen.

Zodra je de overschrijving annuleert, wordt het bedrag opnieuw als openstaand beschouwd. Het lid krijgt dan opnieuw de mogelijkheid om het openstaande bedrag te betalen.

Daarom is het belangrijk om zowel Overschrijvingen controleren als Openstaande bedragen regelmatig te controleren als je via overschrijvingen werkt.

Je kan ook een herinneringsmail sturen naar openstaande overschrijvingen, waarin de betalingsinstructies nog eens worden herhaald (via het flyer-icoontje in de overschrijvingen tabel).

Bestellingen

Momenteel verschijnen bestellingen nog niet bij Openstaande bedragen. Normaal is dat ook niet nodig, omdat bij bestellingen via webshops altijd een betaling per bestelling wordt aangemaakt.

Als je overschrijvingen gebruikt, is het daarom voldoende om de overschrijvingen van bestellingen correct op te volgen, of via online betaalmethodes te werken.

Automatische e-mails

Via “Instellingen” → “Notificaties voor openstaande bedragen”, kan je instellen of je automatisch een e-mail wilt versturen naar een lid als er een openstaande bedrag van dat lid ontstaat.

Deze e-mails worden altijd 's ochtends verstuurd. Als het openstaande bedrag na een gekozen aantal dagen nog steeds niet betaald is, kan je ook automatisch een herinneringsmail laten versturen. Je stelt ook in hoeveel herinneringsmails je maximaal wil versturen.

Deze automatische emails zie je ook verschijnen in de berichtenmodule via Meer → Berichten.