In Stamhoofd kan je bij elk lid een openstaand bedrag aanrekenen. Handig om de betalingen (bv. voor een T-shirt) met leden te regelen als die geen geld bij hebben of daarvoor nog te jong zijn. Of om bijvoorbeeld het openstaande bedrag van vrijwilligers bij te houden.

Stamhoofd voegt ook automatisch onbetaalde inschrijvingen toe aan het openstaand bedrag.

Communiceren

Je kan via Stamhoofd een e-mail sturen met daarin het openstaand bedrag van het lid waarnaar je een e-mail verstuurt. Klik daarvoor op het icoontje van de toverstaf (🪄), en kies voor 'openstaand bedrag'. Op die manier kan je duidelijk een e-mail sturen naar jouw leden dat er nog een openstaand bedrag is dat ze moeten betalen.

Voeg daarnaast ook de inlogknop toe in de e-mail en wijzig de tekst op die knop eventueel naar iets in de vorm van 'Nu betalen', om nog te verduidelijken dat ze via die knop het bedrag kunnen betalen (dan gaan ze naar het ledenportaal om te betalen).

Openstaand bedrag betalen

Eénmaal toegevoegd aan het openstaand bedrag, kan een lid dat bedrag betalen door naar het ledenportaal te gaan. Daar zal bovenaan bij de 'snelle acties' ook al een melding staan dat er een openstaand bedrag is om te betalen. Het lid kan daar een mooi overzicht van dat bedrag bekijken (met de beschrijving die je zelf ingeeft) en het bedrag toevoegen aan het mandje om vervolgens af te rekenen (of nog inschrijvingen toe te voegen en in één keer te betalen) via de ingestelde betaalmethodes.

Deel 'in verwerking'

Als een lid voor de betaalmethode 'overschrijvingen' kiest (als jouw vereniging die gebruikt), dan zal een deel van het openstaand bedrag op 'in verwerking komen'. Een lid kan dat deel van het bedrag niet meer opnieuw proberen te betalen.

Zodra je de overschrijving als betaald markeert gaat het openstaande bedrag omlaag. Toch een foutje gemaakt? Dan kan je de overschrijving annuleren zodat ze opnieuw kunnen proberen betalen (mogelijks met een andere betaalmethode) Het deel 'in verwerking' zal dan terug op 0 komen, waardoor dat deel terug betaald kan worden via het ledenportaal.

Als je de overschrijving na enkele dagen niet hebt ontvangen, mag je er van uit gaan dat ze niet werd uitgevoerd. Je annuleert dan best de overschrijving, zodat het openstaand bedrag terug alles bevat.

Betaald openstaand bedrag wijzigen

Heb je per ongeluk een fout bedrag aangerekend bij een lid? Dan kan je dat specifieke item nog wijzigen, zelfs als dat al betaald is (Lees hier hoe je dit doet). Als het totaalbedrag daardoor wijzigt, is Stamhoofd slim genoeg om te weten of er een extra betaling nodig is of jullie een terugbetaling moeten doen.

Negatieve bedragen en tegoeden

Als je negatieve bedragen toevoegt, of als leden voor iets te veel hebben betaald (je annuleert of wijzigt een item dat reeds werd betaald), dan ontstaat er een tegoed. Zulke tegoeden worden automatisch in mindering gebracht van nieuwe inschrijvingen van dat lid.

Als je manueel over wilt gaan tot een terugbetaling, moet je de terugbetaling registreren in Stamhoofd. Zo weet Stamhoofd dat je iets hebt terugbetaald, en wordt het openstaande bedrag juist berekend.