Stamhoofd helpt je om de juiste gegevens van je leden te verzamelen en gestructureerd bij te houden.

Enerzijds zijn er ingebouwde gegevens (bv. geboortedatum, e-mailadres, ouders...) die worden op vele plaatsen in het systeem verwerkt, bijvoorbeeld om de leeftijd van een lid te berekenen.
Anderzijds kan je ook zelf vragenlijsten bouwen, om specifieke gegevens te verzamelen.

De instellingen van deze persoonsgegevens bevinden zich op 3 niveaus:

• bij Instellingen > Ledenadministratie > Persoonsgevens van leden dit geldt voor de hele vereniging
• bij een inschrijvingsgroep, hiermee kan je de instellingen verfijnen voor deze groep
• bij een activiteit, hiermee kan je de instellingen verder verfijnen, specifiek voor deze activiteit

Minimale gegevens

We raden sterk aan om zeker de geboortedatum van leden te verzamelen. Dat zorgt ervoor dat je kan verhinderen dat hetzelfde lid per ongeluk meerdere keren wordt aangemaakt in het systeem. Ook zorg je dat je zeker een e-mailadres verzamelt van ofwel het lid zelf ofwel via ouders. Dat zorgt ervoor dat het lid kan inschrijven via het ledenportaal.

Een voorbeeld: oudergegevens

Een goede instelling zou kunnen zijn om enkel de gegevens te vragen als je ze écht nodig hebt.

• voor de hele vereniging: oudergegevens niet vragen
• voor de inschrijvingsgroep "Welpen": oudergegevens wel vragen, maar niet verplicht om in te vullen
• voor de activiteit "Zomerkamp": oudergegevens verplicht invullen

Type vragen

Voor elke vraag kan je een type kiezen:

• Tekstveld (één lijn)
• Tekstveld (meerdere lijnen)
• Adres
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Datum
• Aankruisvakje
• Aankruismenu (kies één)
• Aankruismenu (kies meerdere)
• Afbeelding / foto
• Bestand

Afhankelijk van welke informatie je wilt verzamelen kies je dus één van de bovenstaande types. Dit zorgt ervoor dat het invullen van de vraag geoptimaliseerd is en dat de inhoud zal worden gevalideerd. Als je bijvoorbeeld een ja/nee vraag wilt stellen, kies je beter voor het aankruisvakje.

Hierna kan je afhankelijk van het type vakje ook nog beschrijvingen toevoegen. In een tekstvak kan je bijvoorbeeld kiezen of er tekst in een leeg tekstvak moet komen. Dit is een ideale plaats om een voorbeeld te geven van water moet worden ingevuld. Je kan ook nog extra informatie onder de vraag toevoegen om alles wat te verduidelijken.

Ben je hier klaar met instellen, kan je op de knop 'Voorbeeld' klikken om te zien hoe jouw vraag er zal uitzien als deze moet worden ingevuld.

Waarschuwing

Dit is een héél handige functie voor jezelf. Soms wil je dat het voor beheerders van je vereniging extra duidelijk is als een bepaalde vraag op een bepaalde manier werd beantwoord. Bijvoorbeeld als je voedingsallergieën verzamelt kan je ervoor zorgen dat dit in het rood zichtbaar komt als jij als beheerder een lid bekijkt of een bestelling open klikt.

Ten eerste stel je in wanneer er een waarschuwing moet komen: nooit, wanneer iets werd ingevuld/aangevinkt of wanneer iets leeg werd gelaten/niet aangevinkt. Bijvoorbeeld als iemand niet akkoord is met het maken van foto's tijdens activiteiten, dan kan je een waarschuwing toevoegen als het vakje voor toestemming niet werd aangevinkt.

Vervolgens kies je een tekst die zichtbaar zal zijn voor beheerders als de waarschuwing getoond wordt, en je kan het type van de waarschuwing kiezen. Het type bepaalt vooral de kleur en de volgorde waarin waarschuwingen getoond worden. Zo kan je voedingsallergieën met rode waarschuwingen aanduiden, maar bijvoorbeeld een vegetarisch dieet als een informatieve waarschuwing.

Gevoelige gegevens

Bij vragenlijsten die je toevoegt voor leden, zal je ook de mogelijkheid hebben om aan te duiden als het om gevoelige gegevens gaat. De vraag zal dan overgeslagen worden als leden/ouders geen toestemming hebben gegeven voor het verzamelen van gevoelige gegevens, dit om in orde te zijn met de GDPR wetgeving.