Het kan administratief een hele hoop werk kosten om verschillende betaalaccounts van elke school binnen je scholengroep te beheren. Stamhoofd maakt dit makkelijker.

We raden twee opties aan: Mollie of Stripe. Dit kan je eventueel combineren met 'Bancontact Pay/Pro' (vroegere Payconiq), maar we raden aan om nooit Bancontact Pay afzonderlijk te gebruiken (werkt minder betrouwbaar dus je wil graag een back-upplan als dat niet werkt).

Optie 1. Je werkt via Mollie

Dit is waarschijnlijk de makkelijkste en overzichtelijkste methode. Binnen Mollie kan je op één account, gekoppeld aan één VZW, meerdere scholen onder die scholengroep koppelen. Elke school krijgt dan een eigen 'profiel' in Mollie. De betalingen van elke school kunnen dan naar een gekozen bankrekeningnummer gaan. De uitbetalingen van elke school zijn gescheiden, maar het overzicht van alle scholen zit wel in één Mollie account. Je hebt dus veel overzicht.

Het nadeel van deze optie is de kostprijs. De transactiekosten van Mollie zijn voor scholen, gemiddeld iets hoger. Dat komt omdat de meeste scholen acties en verkopen aan een gemiddeld lage prijs doen (een snoepzakje kost niet zo veel, maar je betaalt dan wel evenveel transactiekosten). Dan zijn de transactiekosten van Stripe meestal iets voordeliger. Het verschil zal wel niet super groot zijn.

Meer info en exacte kosten →

Stap 1. Maak een Stamhoofd-account aan voor je eerste school

Maak in Stamhoofd een account aan voor je eerste school, of de vzw zelf als je nog niet kan kiezen welke school.

• Ga naar stamhoofd.app, klik daar rechtsboven op 'Aansluiten'.
• Vul de gegevens in van de school of VZW.
• In de volgende stap geef je je eigen naam en e-mailadres in. Je kiest ook een wachtwoord. Let op: In Stamhoofd zijn accounts afzonderlijk per school - onthoud dus welk wachtwoord je kiest voor welke school (via onze overkoepelende accounts functionaliteit zal dat veranderen en kan je hetzelfde account gebruiken voor alle scholen binnen je groep).
• Bevestig jouw e-mailadres door de code in te vullen die je via e-mail ontving.

Stap 2. Maak een nieuw Mollie account

Vervolgens kom je op een overzicht om met Stamhoofd te starten. Dit kan je voorlopig negeren. In de plaats daarvan ga je naar 'Instellingen' bovenaan.

• Klik door naar 'Betaalaccounts'
• Klik op 'Aansluiten bij Mollie'.
• Bevestig dat je de documentatie hebt gelezen (lees die ook zeker door!)

• Je komt nu op de site van Mollie terecht. In plaats van in te loggen klik je bovenaan op 'Aanmelden'.
• Vul jouw eigen naam, emailadres en wachtwoord in. Met deze gegevens zal je later je Mollie account kunnen beheren. Hou deze dus goed bij. Klik op 'Account aanmaken'. (Moet je meerdere Mollie accounts maken, bv. per vzw binnenin je scholengroep, houd er dan rekening mee dat je maar één Mollie account kan hebben per e-mailadres, dus kies dan een e-mailadres dat duidelijk gekoppeld is aan elke vzw).
• Verifieer jouw e-mailadres door op de link in de e-mail te klikken die je van Mollie hebt ontvangen. Heb je geen link gekregen? Probeer dan opnieuw in Mollie in te loggen met het e-mailadres en wachtwoord dat je had opgegeven.

Stap 3. Koppel je vzw aan je Mollie account en Stamhoofd

• Kies het land waarin je vzw geregistreerd staat.
• Zoek naar jouw vzw en selecteer deze in de lijst.
• Controleer de gegevens van je vzw, ga akkoord met de voorwaarden en klik op 'Ga verder'.
• Duid aan dat je Mollie gaat gebruiken om iets te verkopen op je website, of klik eventueel op 'Overslaan'.

• Geef toestemming om Stamhoofd te verbinden aan je nieuwe Mollie account. Dit zorgt ervoor dat Stamhoofd betalingen kan aanmaken, en financiële rapporten rechtstreeks in Stamhoofd kan tonen.
• Je keert nu terug naar Stamhoofd, en krijgt normaal de melding dat je Mollie account gekoppeld is. Ging daar nog iets mis? Klik dan nogmaals op 'Aansluiten bij Mollie' en log nog eens in en geef Stamhoofd toestemming om te verbinden.

Stap 4. Vul de rest van de gegevens aan in Mollie

Keer nu terug naar je Mollie dashboard om de rest van je gegevens aan te vullen. Klik op 'Ga naar het Mollie dashboard'. Momenteel kan je nog geen betalingen aanmaken, omdat je eerst meer gegevens over je vzw moet aanvullen.

Je komt nu terug op Mollie terecht waarbij je heel veel informatie moet aanleveren. Je zal informatie over elke bestuurder van je vzw moeten ingeven en een identiteitskaart uploaden in sommige gevallen.

Soms zal Mollie vragen om een eigendomspercentage van een bestuurder. Dat is nooit echt van toepassing bij een vzw, maar geef hier in dat geval het percentage van het stemrecht in. Als dit minder dan 25% is, is de bestuurder geen uiteindelijke belanghebbende (is dat bij alle bestuurders het geval, kies dan één pseude-UBO voor de voorzitter en/of secretaris).

Heeft de vzw andere vzw's als stichtende leden? Dan moet je de belanghebbende van elke vzw toevoegen. Mogelijks vraagt Mollie achteraf nog om een organigram van de hele groepsstructuur.

Je doet dit best erg zorgvuldig, dat voorkomt vertragingen en problemen later.

Volg alle stappen in Mollie verder in Mollie.

• Vul de website van de vzw in, samen met een beschrijving van de dingen die je graag zou willen verkopen (bv. snoepverkoop etc). Hou dit voldoende generiek, maar gedetailleerd genoeg zodat de betaalprovider het risicoprofiel kan inschatten.
  • Let goed op de btw-informatie die je doorgeeft aan Mollie. Dit hangt erg af van vzw tot vzw (en de vrijstellingsregeling waaronder je mogelijks valt) maar als de btw foutief aangerekend wordt, riskeer je dubbel btw te betalen en/of een boete te krijgen bij een eventuele controle. Doorgaans moet je 'btw verlegd' kiezen, maar je laat dit best nakijken door jouw boekhouder.
• In de volgende stap zal je de identiteitskaarten moeten uploaden van elke stakeholder. Let goed op alle voorwaarden voor de foto's.
• Hierna kan je de eerste bankrekening toevoegen. Je kan later meerdere bankrekeningnummers koppelen. Elke bankrekening zal je ook moeten verifiëren via een betaling van enkele centen.

Stap 5. Vul alle andere bankrekeningnummers aan per school

Eenmaal alles ingevuld en goedgekeurd door Mollie, kan je vervolgens per school die onder een bepaalde vzw valt, een profiel toevoegen in Mollie.

Ga rechtstreeks naar Mollie.com. Log hierop in met je eerder aangemaakte account. Klik hier links bovenaan op je account-icoontje. Klik door op 'instellingen'.

Klik door naar 'Bankrekening'.

Klik bovenaan op '+ Bankrekening toevoegen'.

Vul het IBAN nummer in en klik op 'Doorgaan'. Bevestig het bankrekeningnummer opnieuw door een betaling van enkele centen.

Eenmaal dat in orde gebracht, ga je bij de instellingen naar 'Profielen'. De bedoeling is dat je per school een apart profiel aanmaakt. Op die manier worden de betalingen van de ene school uitbetaald op het juiste bankrekeningnummer. In Stamhoofd kan je per Stamhoofd-organisatie (en dus school) kiezen met welk profiel je het koppelt.

Klik op '+ profiel aanmaken'. Vul alle gegevens in van de 2e school.

Onderaan bij 'Gekoppelde balans', kies je voor '+ balans toevoegen'. Geef de balans de naam van de school.

Maak het profiel aan. Elk profiel moet nog worden nagekeken door het Mollie team. Het kan even duren voor het profiel wordt geactiveerd.

Ga ondertussen bij de instellingen naar 'Balansen'. Je wijzigt hier best de naam van de eerste balans die je had aangemaakt naar bijvoorbeeld die van de school die gekoppeld was aan het eerste bankrekeningnummer dat je al had ingevuld.

Bewerk vervolgens de tweede balans die je zonet had aangemaakt. Bij uitbetalingsdetails kies je een ander bankrekeningnummer waarop de balans van deze school moet worden uitbetaald.

Klik in het menu op '+ Bankrekening toevoegen'.

Vul het IBAN nummer in en klik op 'Doorgaan'. Bevestig het bankrekeningnummer opnieuw door een betaling van enkele centen.

Hou er rekening mee dat elk profiel en bankrekeningnummer door Mollie moet worden geverifieerd. Dit kan enkele dagen in beslag nemen, maar hou dit wat in het oog. Neem indien nodig contact op met Mollie als daar iets mis zou lopen.

Stap 6. Koppel de juiste Stamhoofd-organisatie aan het juiste Mollie-profiel

Eenmaal terug in Stamhoofd, kan je vervolgens per school hetzelfde Mollie account koppelen aan elk Stamhoofd-account. Je krijgt daaronder een keuzemenu van alle profielen die je in Mollie hebt aangemaakt. Zorg dat je zeker elk Stamhoofd-account koppelt aan het juiste profiel.

Beheerdersrechten goed instellen

Wil je dat elke school dit niet per ongeluk kan wijzigen? Wijzig dan de beheerdersrollen van de school zodat enkel de juiste personen 'Hoofdbeheerder' zijn in Stamhoofd. Enkel hoofdbeheerders kunnen de betaalinstellingen wijzigen, of het Mollie-profiel dat gekoppeld is aan de Stamhoofd-organisatie.

Via Instellingen > Beheerders, kan je nieuwe beheerders aanmaken, en de toegangsrechten beheren.

Optie 2. Je werkt via Stripe

Als je via Stripe werkt, dan zal je per school, of bankrekeningnummer, een apart Stripe account moeten koppelen. Als je echter een bestaand Stripe account hebt gemaakt voor de eerste school, kan je alle gegevens van de daarbij horende vzw snel overnemen bij de volgende school door in te loggen op hetzelfde account van de eerste school.

Volg de stappen in onze documentatie per school. Per school moet je dan ook eerst een Stamhoofd organisatie aanmaken.