Overzicht

Inschrijvingen verzamelen via een webshop

Organiseer je een kamp, stage of activiteit? Dan kan je de inschrijvingen via een webshop verzamelen. Per inschrijving vraag je de gegevens van de deelnemer, zoals de naam, geboortedatum en eigen vragen. Een ouder kan zo meerdere kinderen in één keer inschrijven en betalen.

🎭
In deze gids gebruiken we een fictieve sportclub, De Zwaluwen, met de webshop ‘Zomerkampen 2027’.

Webshop of activiteitenmodule?

ℹ️
Gebruik je de ledenadministratie van Stamhoofd? Schrijf je leden dan in via de activiteitenmodule, niet via een webshop.

Inschrijvingen via een webshop zijn (voorlopig) niet gekoppeld aan je ledenadministratie. De gegevens die iemand in de webshop invult, blijven dus niet in sync met de gegevens van je leden. Een lid of ouder die inlogt, krijgt die gegevens ook niet automatisch vooraf ingevuld.

Een webshop voor inschrijvingen is vooral handig als je de ledenadministratie van Stamhoofd niet gebruikt, of voor activiteiten die los staan van je leden.

1. Maak een webshop voor inschrijvingen

Maak een nieuwe webshop aan en kies bij het type voor Inschrijvingen. Voeg daarna onder Productaanbod een artikel toe per kamp, bijvoorbeeld ‘Sportkamp 6-9 jaar’ en ‘Sportkamp 10-12 jaar’. Andere artikels, zoals een T-shirt, kan je er gewoon bij zetten.

2. Vraag de gegevens per inschrijving

Ga naar Contactgegevens en kies onder Deelnemersgegevens voor Per inschrijving.

In de lijst eronder vink je aan bij welke artikels je de gegevens van een deelnemer wil. Vink artikels uit die niet voor een persoon zijn, zoals het kamp-T-shirt.

Per inschrijving: beide kampen vragen de gegevens van een deelnemer, het T-shirt niet.
Per inschrijving: beide kampen vragen de gegevens van een deelnemer, het T-shirt niet.
💡
Een ouder die drie kinderen inschrijft, vult drie keer de gegevens van een deelnemer in. Het aantal inschrijvingen volgt vanzelf uit het aantal deelnemers.

3. Kies welke gegevens je per deelnemer vraagt

Klik op een kamp in de lijst. Standaard vraag je enkel de naam. Met Toevoegen voeg je meer toe:

  • Ingebouwde gegevens: e-mailadres, GSM-nummer, geboortedatum, gender en adres.
  • Eigen vraag: kies meteen het type, bijvoorbeeld een keuzemenu voor het zwemniveau of een tekstveld met meerdere lijnen voor allergieën.
  • Categorie: groepeer vragen onder een eigen titel.
De gegevens die je van elke deelnemer van het sportkamp vraagt.
De gegevens die je van elke deelnemer van het sportkamp vraagt.
Onder ‘Eigen vraag’ kies je meteen het type vraag.
Onder ‘Eigen vraag’ kies je meteen het type vraag.

Klik met de rechtermuisknop op een vraag (of op de drie puntjes) om ze verplicht of optioneel te maken, te verplaatsen of te verwijderen. Een optionele vraag herken je aan het vraagteken bij het icoontje.

Klik op Klaar en daarna op Opslaan.

4. Gegevens van de besteller

Onder Gegevens van de besteller stel je in wat de persoon die inschrijft één keer invult, bijvoorbeeld een GSM-nummer om de ouders te bereiken. Naam en e-mailadres vraag je altijd.

Schrijft een volwassene zichzelf in, dan kiest die zichzelf als besteller en worden de gegevens overgenomen. Is er maar één volwassen deelnemer en is alles al ingevuld, dan wordt die stap zelfs overgeslagen. Deelnemers jonger dan 16 jaar kunnen geen besteller zijn: dan vult de ouder zijn eigen gegevens in.

Zo ziet het eruit in je webshop

De ouder kiest een kamp en vult de gegevens van het kind in.

De webshop met de twee kampen en het T-shirt.
De webshop met de twee kampen en het T-shirt.
De gegevens van de deelnemer worden gevraagd bij het toevoegen aan het winkelmandje.
De gegevens van de deelnemer worden gevraagd bij het toevoegen aan het winkelmandje.

In het winkelmandje staat elke deelnemer apart, met de ingevulde gegevens erbij.

Twee inschrijvingen in één winkelmandje.
Twee inschrijvingen in één winkelmandje.

Bij het afrekenen vult de ouder zijn eigen gegevens in. Beide kinderen zijn jonger dan 16, dus de ouder is de besteller.

De gegevens van de besteller worden één keer per bestelling gevraagd.
De gegevens van de besteller worden één keer per bestelling gevraagd.
Na het afrekenen ziet de ouder een overzicht met de gegevens van elke deelnemer.
Na het afrekenen ziet de ouder een overzicht met de gegevens van elke deelnemer.

Inschrijvingen bekijken

In het beheerdersportaal zie je bij elke bestelling de gegevens van de besteller en, per inschrijving, de gegevens van de deelnemer. Ook in de Excel-export vind je de gegevens en antwoorden van elke deelnemer terug.

Een bestelling met twee inschrijvingen in het beheerdersportaal.
Een bestelling met twee inschrijvingen in het beheerdersportaal.

Lees ook: Gegevens verzamelen bij bestellingen en inschrijvingen.

Niet gevonden wat je zocht?

Je helpt jezelf het snelst door eerst te kijken of het antwoord op jouw vraag in de documentatie staat. Staat het er niet tussen, dan kan je contact opnemen via hallo@stamhoofd.nl.