Nieuwe inschrijvingsperiode starten (nieuw werkjaar/semester/...)
Al een jaar gebruik gemaakt van Stamhoofd? Dan wordt het op een bepaald moment tijd om alle leden opnieuw te laten inschrijven. In Stamhoofd moet je daarvoor een nieuwe inschrijvingsperiode aanmaken.
Het handige aan inschrijvingsperiodes is dat je voor dezelfde inschrijvingsgroep steeds kan terugkeren naar alle leden die in één van de vorige periodes waren ingeschreven.
Nieuwe periode starten
- Zorg dat je ingelogd bent als een hoofdbeheerder.
- Ga naar de instellingen van de inschrijvingsgroep.
- Kies onderaan bij acties
Nieuwe inschrijvingsperiode. Zie je deze actie niet staan? Controleer of er wel leden ingeschreven zijn (minstens één lid nodig voor je een nieuwe periode kan starten). - Hierna kan je de nieuwe start en einddata van jouw inschrijvingsgroep instellen. Kijk eventueel de naam na van de inschrijvingsgroep als je daar een jaartal in zou vermelden.
- Nu zijn alle geselecteerde inschrijvingsgroepen terug leeg. Je kan de vorige leden wel nog steeds bekijken.
Archiveren van inschrijvingsgroepen
Organiseer je niet meer een nieuwe inschrijvingsperiode, en wil je wel alle gegevens behouden (bv. bij éénmalige activiteiten)? Dan kan je ook de inschrijvingsgroep gewoon archiveren (ook via de 'Acties' onderaan de instellingen van een inschrijvingsgroep). Hierna zal de inschrijvingsgroep in het menu 'Leden archief' komen te staan.
Veel gestelde vragen
Welke e-mail krijgen leden? Hoe ziet die eruit?
Leden krijgen geen automatische e-mail wanneer je een nieuwe periode aanmaakt. We raden aan om zelf een e-mail te sturen naar de leden van de vorige periode (je kan deze bekijken en emailen zoals hier staat uitgelegd) als je dat wenst (dit is namelijk niet altijd gewenst bij sommige verenigingen). Via die e-mail kan je zelf een knop om in te schrijven toevoegen, zoals hier uitgelegd staat.
Ik heb per ongeluk een nieuwe periode aangemaakt, hoe maak ik dit ongedaan?
Na het maken van een nieuwe inschrijvingsperiode zal er ook een actie zijn om de inschrijvingsperiode ongedaan te maken. Deze is zichtbaar zolang er nog geen leden zijn ingeschreven in de inschrijvingsperiode (anders moet je de leden eerst uitschrijven of verplaatsen naar de vorige inschrijvingsperiode).