“Je voelt echt dat Stamhoofd uit het verenigingsleven komt”

– Jürgen Vandenberghe, dirigent van kinderkoor Muzquito

In Desselgem en Kortrijk is Jürgen Vandenberghe al vele jaar een centrale figuur in het koorleven. Als dirigent van onder meer kinderkoor Muzquito en koor Alfabet weet hij als geen ander hoe zwaar de administratieve last kan wegen. “Jarenlang werkten we met fysieke tickets. Tot we eindelijk overzicht kregen via Stamhoofd.”

Vijf koren onder één koepel, van kinderkoor tot kamerkoor, met voor elke leeftijd en elk niveau een plek. Wat kleinschalig begon in Desselgem, groeide de voorbije decennia uit tot een organisatie met meer dan 150 actieve zangers. Die groei is geen toeval: wie als kind begint in Muzquito, schuift later door naar één van de andere koren. “De oudste ex-leden van Muzquito zingen nu in ons dameskoor,” vertelt Jürgen Vandenberghe. “We steunen elkaar, helpen elkaar. Als je wil zingen, kan je zingen.”

Om de werking van al die koren financieel te ondersteunen, organiseren ze concerten. Het kinderkoor en het jeugdkoor organiseren ook tweejaarlijks een musical. Bij de organisatie van die concerten komen allerlei uitdagingen kijken. “We werkten met fysieke kaarten die via onze leden werden verkocht,” vertelt Vandenberghe. “Vierhonderd kaarten verspreid over tientallen mensen. Niemand wist hoeveel er nog in zakken zaten, wie al betaald had, of we goed zaten qua verkoop. Het was gokken.”

Files aan de inkom

Een ander koor binnen de groep probeerde het met Google Forms en bankoverschrijvingen. Ook dat bracht een enorme administratieve last. De gevolgen lieten zich dan voelen op de avond zelf. “Je stond aan de deur met een lijst: wie heeft vooraf betaald, wie moet nog betalen? Er ontstonden files. Dat is niet de manier waarop je een concert wil starten. Dan zit je tickets te koppelen aan betalingen, mensen op te zoeken in lijsten. Het is enorm arbeidsintensief, en foutgevoelig.”

Voor een organisatie die draait op vrijwilligers was dit onhoudbaar. De zoektocht naar een beter systeem begon. Eerst met een eigen oplossing, gebouwd door Jürgens broer. “Maar dat was moeilijk in onderhoud. Niet haalbaar op lange termijn.” Daarna gebruikten ze eerst nog een ander systeem, maar ze bleven zoeken: “Waar kunnen we het meest waarde halen voor ons geld?”.

“Wat me meteen opviel: het was betaalbaar en heel toegankelijk in gebruik”

De doorbraak kwam uit onverwachte hoek: de lokale basisschool. “Ik zag dat zij Stamhoofd gebruikten voor allerlei verkopen. Dat was het startpunt. We zijn gaan kijken wat het te bieden had voor onze concerten.”

De eerste indruk was positief, maar de echte test kwam bij het eerste concert. “Wat me meteen opviel: het was betaalbaar en heel toegankelijk in gebruik. Veel andere systemen zijn gewoon te duur voor verenigingen. Voor ons telt elke euro.”

Maar belangrijker dan de prijs was de ervaring tijdens het gebruik. “De ticketverkoop gaat zo gemakkelijk, zo vlot, zo controleerbaar ook. Je kan op elk moment zien waar je staat: hoeveel tickets er zijn verkocht, welke plaatsen zijn er nog vrij, of je extra reclame moet maken. Alles is gecentraliseerd. Meerdere bestuursleden kunnen tegelijk meehelpen. Het werk is makkelijk verdeeld.”

Vanaf het begin was hij het aanspreekpunt en de drijvende kracht achter het project. “In het begin waren sommige koren wat voorzichtig, maar intussen is iedereen overtuigd: dit is gewoon de beste manier om concerten te organiseren.”

“Er wordt geluisterd naar wat verenigingen nodig hebben. Dat is geen gegeven bij veel softwarebedrijven.”

Wat Vandenberghe vooral waardeert, is de herkenbaarheid. “Je voelt dat ze uit het verenigingsleven komen. Als je vragen hebt, krijg je duidelijke antwoorden. Er wordt geluisterd naar wat verenigingen nodig hebben. Dat is geen gegeven bij veel softwarebedrijven.”

Ook voor de bezoekers zelf is het verschil merkbaar. “Tickets bestellen gaat vlot, de tickets zelf zijn duidelijk, en aan de inkom? Geen files meer. Het werkt gewoon.”

Inmiddels gebruikt Vandenberghe het systeem ook voor zijn andere koor, Alfabet in Kortrijk. En de cirkel is rond: het Oudenaards Harmonie Orkest, waarmee Alfabet binnenkort samenwerkt, overweegt nu ook de overstap. “Zo gaan die dingen. Als het werkt, vertelt iedereen het voort.”

Wie Jürgen aan het werk wil zien, kan binnenkort tickets kopen voor Music From The Movies. Een samenwerking tussen het Oudenaards Harmonie Orkest o.l.v. Felix Verlet en Koor Alfabet uit Kortrijk o.l.v. Jürgen Vandenberghe.